Le publipostage mode opératoire

Le Publipostage

1. Principe [pic 1]

Document principal :

Lettre type

Fichier d’étiquettes

Contenant :

Le texte fixe

Les zones de variables

Structure

Source de données

(Fichier de variables, seulement en présence de structure)

Contenant toutes les informations

1. Ordre des opérations

Saisie de la lettre sans la zone de variables, document principal (que le texte fixe)

Création de la structure de la zone de données, sources de données

Saisie des enregistrements du fichier

Imprimer : insertion des codes de champs dans la lettre type

Fusion

1. Mode opératoire

1. Première étape : choisir le document principal

Publipostage

Démarrer fusion

Assistant fusion et publipostage pas à pas

Rester sur lettre

Etape 1/6

1. Deuxième étape : création du document principal

Sélection du document de base

Ici, actuel

Etape 3/6

1. Sélection des destinataires

1. Source de données

1. Source de données existantes

Parcourir

1. Source de données inexistantes

Volet office des destinataires

Saisie d’une nouvelle liste

Créer

Une grille de saisie apparaît

1. Les enregistrements

L’ensemble des variables relatives à une même entité.

La fenêtre fusion et publipostage s’ouvre avec l’ensemble des saisies, elle ne permet pas de modifier le contenu des enregistrements.

1. La modification du contenu de la source de données

Première possibilité : se placer à l’étape 3/6

Dans la partie d’une liste existante « modifier la liste de destinataires »

Deuxième possibilité : dans la barre d’outil « publipostage » modifier liste de destinataires.

1. La structure de la source de données

Il faut avoir à l’écran la grille de saisie

1. Le tri d’une source de données

Tri selon un seul critère de tri

Tri selon plusieurs critères de tri

Pas confondre tri et filtre, toute la source de données est prise en compte

Tri d’un fichier

En étant dans Word, pour imprimer il faut passer par Accès.  Le tri peut porter sur un seul champ. Pour trier, fenêtre fusion et publipostage, selectionner l’onglet et trier.

Tri selon plusieurs critères de tri

Pour pouvoir le consulter le plus facilement,  jusqu’à trois critères de tri

Titre de civilité

Ville

Code postal

Nom

Tout est placé dans un certain ordre,  pour une ville il peut y avoir plusieurs code postaux,  ranger par ordre croissant. Les critères de tri doivent être pri les uns après les autres. Deux possibilités ; onglet trier, prendre dans l’ordre importance, ouvrir la liste concernée ordre croissant ou décroissant .

1. Source de données

Par défaut quand on indique pas par sois même, le système place auto dans mes sources de données dans mes documents. Pour imprimer une source de données il faut pouvoir la chercher, indiquer le chemin à suivre. L’impression se fait que dans Accès.

Avant imprimer le contenu intégral doit être apparent .

Comment trier avant impression

Cliquer à l’intérieur, et onglet trier et filtrer croissant.

Tri selon plusieurs critères de tri

L’ordre des champs ne correspond pas à l’ordre des critères de tri. Ne peut revenir en arrière, le système doit trouver et prendre l’ordre qui correspond. Créer et faire une requête. L’ordre des champs correspond à l’ordre des critères de tri, onglet accueil onglet filtré, choisir option de filtre avancé.

1. Passer à l’étape suivante écriture de vos lettres

1. Ecriture de vos lettres

Insérer les champs de fusion, qui permet au système de placer les variables.

Placer le curseur où on veut insérer un champ de fusion, autres éléments ; faire un espace sinon les champs sont collés les uns sur les autres

Insérer un champ d’impression e la date du jour.  C’est le système qui doit gérer.  Imprimer avec le code de champ. L’affichage et l’impression sont associés. Niveau des codes de champs l’affichage est dissocié.  Avec codes champs il faut changer dans option d’impression.  Ne pas se fier à ce qu’on a sur l’écran.

Insertion conditionnelle.

Les cas des insertions se basent sur une condition, deux réponses au maximum pour chaque insertion conditionnelle.  Condition liée au titre de civilité.

Commande SI…ALORS….SINON

SI condition ; alors première réponse, sinon deuxième réponse.

S’appliquent dans deux cas , insérer un texte dans toutes les lettres. Quelque soit la réponse, on aura dans toutes les lettres qqch dans l’insertion conditionnelle.

Insérer uniquement dans les lettres qui répondent à une condition ; des lettres dans lesquelle il n’y aura pas d’information complémentaire.  Les conditions c’est forcément dans la lettre type.

Insertion d’un texte dans toutes les lettres

Titre= madame

Chère collaboratrice               faux

Cher collaborateur

Mademoiselle et Monsieur  auront Cher Collaborateur

Insertion d’un texte uniquement dans les lettres qui répondent d’une condition

Utilise aussi la commande SI ALORS SINON. Dans la partie SI condition qui habite Paris, ALORS paragraphe ligne et station de métro  SINON rien.  Espace incécable en tre métro et 11 et St et Sulpice.

Comment faire pour ne pas avoir de lignes blanches, qui ne répondent pas à la condition.

Placer la commande d’insertion conditionnelle dans le paragraphe vide entre les deux paragraphhes fixes encadrant l’insertion conditionnelle.

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