Le management de la communication globale

PARTIE 1 – Communication interne

Chapitre 1 – Le management de la communication globale

1. Notions de base de la communication

= Toute opération de transfert ou d’échange d’informations entre un émetteur et un récepteur.

Analogique : communication non verbale, intonation, forme d’écriture

Numérique : contenu du message sans la forme

En tant qu’assistant de gestion, les situations de la communication sont managériales (diriger, motiver, agir) ou organisationnelle (informer, organiser, faire connaître).

2. Les composants de la communication globale

Communication interne : diffusion de l’information formelle ou informelle au sein d’une PME. Ascendante, descendante ou au même niveau.

Communication externe : partenaires d’une PME : clients, concurrents et fournisseurs. Communication commerciale, institutionnelle ou financière.

3. Les outils de la communication globale

Plan de communication :

 Différentes orientations de la communication à court, moyen et long terme.

 3 sortes d’opérations : inventorier et classer les destinataires (interne/externe), concevoir les messages dans la bonne forme, planifier les étapes & fixer échéancier puis répartir les tâches.

 Coordination durant déroulement : une instance gère les messages, veille à ce que les messages soient émis dans les temps, prend en compte les réponses et adapte le plan en conséquence.

Budget de communication : support financier du plan.

Supports concrets de l’assistant de gestion : Oral, écrit, visuel.

PARTIE 1 – Communication interne

Chapitre 2 – La modélisation des documents

1. Définition du document

Éléments distinctifs : Support, structure, présentation, contenu.

Le document peut être privé ou collectif.

Rôle du document : conserver l’information = document de position (traces et preuves), communiquer l’information = document de liaison.

Conception du document : Qui Quoi Où Quand Comment Pourquoi (QQOQCP).

Cycle de vie : selon fréquence d’utilisation, transformation, durée légale de conservation.

Protection du document : Papier = endroits sécurisés. Numériques = organisation à plusieurs niveaux, droits d’accès.

2. Modélisation des documents

= Gain de temps.

 Contraintes, règles, mais qualité et performances de la communication interne et externe.

 Intérêts : respect des règles (écriture & charte graphique), réduire erreurs frappe & saisies répétitives, faciliter la mise en forme, optimiser travail et augmenter productivité.

 Traitement de texte : lettre type, formulaire, bibles de paragraphes, insertions automatiques.

3. Interface homme-machine

Ensemble des dispositifs matériels et logiciels permettant à un utilisateur de communiquer avec un système informatique (page web, formulaire etc.).

Conception :

- Analyser (cahier des charges)

- Élaborer une maquette

- Tester (& modifs si besoin)

- Valider (=conforme au cahier des charges)

Approche ergonomique : compréhension homme-machine (logicielle & des documents en ligne)

Interface graphique : utilisation plus intuitive d’un système informatique

Langage XML (extensible markup language) : séparer le contenu de la présentation. Format normalisé standard d’échanges de données.

PARTIE 1 – Communication interne

Chapitre 3 – La production d’écrits professionnels

1. Rôle des écrits professionnels : image de la société

 Argumentation et créativité

 Enjeux juridiques pour document officiel

2. Communication écrite interne

 Objectif / type / contenu Introduction / développement / conclusion

Méthode QQOQCP

 Rédaction : Attention au langage, à la sémantique, au style, à la présentation

 Messages de communication interne :

• Note de service

• Note d’information

• Note de synthèse

• Compte-rendu

• Rapport

• Mémo ou note

• Procès-verbal / compte-rendu analytique

• Message électronique

3. Communication écrite externe

Caractère administratif ou commercial

 Lettre : norme AFNOR, structurée avec plan cohérent

Introduction / développement / conclusion (plans ESPRIT ou OPERA)

Mentions obligatoires :

• Emetteur & destinataire

• Références

• Ville, date, objet, PJ

• Formule d’appel et de politesse

• Signature

 Imprimé

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