La Gestion Electronique de document

La GED est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications informatique

1. Le fonctionnement de la GED

1. Le Stockage

La GED permet de stocker l’ensemble des documents d’une entreprise sur des serveurs sécurisé. La GED intègrent également une solution de sauvegarde régulière et fiable qui permet d’éviter les pertes de documents. Les éditeurs de GED proposent des systèmes qui permettent de garantir l’intégrité du document et d’identifier de façon certaine leurs auteurs.

1. Le classement

le classement peut se faire de façon automatique à l’aide de mots-clés qui peuvent porter sur la forme du document

Comment acquérir le document

Les documents qui font partie de la GED sont sous forme numérique ou papier. Il faut donc numériser les documents papier. La numérisation génère une image qui ne pourra pas être retravaillé. Une fois numérisée les documents doivent pouvoir être accessible par l’ensemble des salariés concernés par la GED.

1. Les avantages de la GED

La GED va permettre de réaliser des économies notamment au niveau des fournitures comme l’encre et le papier pour les imprimantes ou les photocopieurs. De plus l’accès aux documents sera facilité, la gestion des documents sera lus sur et évitera donc les pertes. Enfin la capacité de stockage sera réduite, les entreprises n’auront plus besoin de locaux destiné au stockage des documents.

Pour conclure la mise en place d’une GED facilitera le quotidien des salaries car ils pourront plus facilement retrouver les documents dont ils ont besoin instantanément grâce aux mots-clés. La GED va également permettre à l’entreprise de réaliser des économies importantes.

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