La Gestion électronique des données (GED)

Gestion électronique des données (GED): système informatisé qui permet d'organiser des données, de les

classer, les stocker et les archiver.

La veille informationnelle consiste quant à elle en la collecte, le tri, le stockage puis la diffusion d’informations

nécessaires à la prise de décision.

Ainsi, la GED permet :

• l’organisation des informations collectées au format numérique pour en faciliter le stockage, la diffusion, la mise

à jour, et la consultation ;

• la consultation multi-utilisateurs avec différents niveaux de droits pour la consultation, la modification des documents

faisant partie du système de GED ;

• la possibilité de faire des requêtes par mots-clés, permettant ainsi un accès plus facile et efficace aux données.

La veille nécessite de collecter des informations puis de les stocker. Ainsi, la GED structure informatiquement

cette collecte et ce stockage. Dans cette optique, la GED permet également de mettre à jour des informations tout

en conservant les versions antérieures d’un document.

En informatisant le stockage, la GED permet d’envisager un accès réseau aux informations collectées notamment

par la veille.

De plus, la veille est un processus de tri des informations. En ce sens, la GED permet d’organiser ce tri, d’une part,

en fonction de l’importance des documents, d'autre part, en créant des mots-clés pour en faciliter la consultation.

Enfin la veille a pour but ultime la diffusion des informations auprès des utilisateurs de sorte à réaliser ce pourquoi

elle est mise en place : fournir de l’information pour permettre la prise de décision. En ce sens, la GED dispose de

deux techniques de diffusion des informations : la technique pull où les utilisateurs viennent chercher l’information

sur un portail par exemple avec un moteur de recherche et la technique PuSH qui, elle, consiste à apporter aux

utilisateurs en fonction de leurs besoins, les informations qui pourraient leur être utiles (newsletters, flux RSS…).

La GED permet donc de diffuser les informations comme le suppose la veille informationnelle.

Au final, la GED est d’un intérêt tout particulier pour structurer informatiquement une veille informationnelle et

ainsi permettre à toute structure d’avoir un accès facile à une information de qualité et utile. Ainsi les utilisateurs de

notre structure pourront avoir accès informatiquement par le réseau à des données issues de la veille et structurées

grâce au

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