Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents (GED) permet l’indexation et la numérisation des documents.

Le choix d’une GED doit s’effectuer selon certains critères.

Tout d’abord, il existe différents types de gestion électronique des documents : la GED minimaliste, la collaborative, la standardisée et celle sur-mesure.

Puis, en fonction des coûts que celle-ci engendre. Il faut prévoir la quantité suffisante de matériel nécessaire, les différents logiciels ainsi que les services qui sont attachés.

Les logiciels proposants une GED peuvent avoir plusieurs fonctionnalités mise à disposition :

• Le workflow permet l’automatisation de la transmission des documents de la PME et de la traçabilité.

• Il y aussi le logiciel de Lecture Automatique de Documents (LAD) qui est une application permettant de lire les flux entrants (factures fournisseurs, e-mails, devis, bons de commande…) afin d’en extraire les données et créer des exports automatiques.

• La signature électronique permet de signer les documents juridiques : devis, bon de commande, bon de livraison, factures, etc. Il est également possible de faire signer électroniquement les clients avec la même valeur juridique qu’un document papier avec la certification européenne.

• La plateforme collaborative permet de développer les interactions et favoriser les échanges grâce à un réseau social d’entreprise. Elle organise la circulation de l’information grâce à la gestion du contenu : workflow, newsletters, espaces projets, etc.

Cet outil réduit considérablement le nombre de e-mails échangés entre les collaborateurs.

DocuWare est un logiciel de GED qui accompagne les entreprises dans leur transition numérique en s’appuyant sur des outils innovants de gestion documentaire et de workflow. Son objectif est de rendre les sociétés plus productives et plus performantes.

Elle propose également une plateforme de Cloud (Cloud DocuWare) qui permet de dématérialiser les processus de gestion avec un maximum d’efficacité.

Avec le retour du confinement, du fait de la pandémie de Covid-19, les entreprises ont eu besoin de s’équiper en solutions de digitalisation pour poursuivre leur activité en dehors du bureau.

La mise en place d’une solution de GED et workflow, associée à la signature électronique, permet d’être totalement autonome et efficace en télétravail.

Par exemple, le groupe international Rocher détenteur de la marque Yves Rocher, a adopté en 2012 la GED DocuWare afin de dématérialiser ses documents

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