Cours: la Gestion Electronique De Documents

CHAPITRE 3 La GEG BUREAUTIQUE

La ged bureautique gère les documents vivants de l’organisation par le biais d’un progiciel d’un travail collaboratif permettant d’échanger des documents et de les lire dans les formats d’origines.

Ces documents sont centralisés et consultables par le personnel de l’entreprise (déterminations de droit d’accès via intranet ou extranet).

Les fonctions principales assurées par la ged bureautique sont l’acquisition, le classement et l’archivage des documents.

1) La fonction ACQUISITION

A) Les modes d’acquisition

Acquisition directe : document saisi à partir d’une application bureautique, téléchargé, aspiré…

Conversion numérique : scanner les documents papiers.

Conversion de format : documents enregistrés dans des formats incompatibles ou dans des versions trop anciennes.

B) Les techniques d’acquisition

Acquisition numérique :

Acquisition par aspiration : les contenus de site web sont aspirés pour être enregistrés sur un support de stockage afin de les consulter hors connexion et d’éviter une recherche internet pour les consulter. Cette fonction d’aspiration est proposée par les logiciels de navigation des utilitaires nommés « aspirateurs » permettent de paramétrer plus précisément le contenu à rapatrier.

Acquisition OCR : Transforme un document numérisé en tant qu’image en texte pour le rendre exploitable.

Téléchargement : Nécessite d’installer un logiciel de transfert de fichier pour réduire les temps de chargement, les fichiers sont compressés ou convertis en format PDF ; pour les lire l’installation des logiciels est nécessaire.

C) Les formats des documents

1) Les différents types de format.

Format ouvert : format qui peut être lu sur toute application actuelle et future. Langage XLL

Format fermé : il ne peut être lu que par le logiciel de création.

Format propriétaire : le format du logiciel qui a été créé (excel...) Le producteur du logiciel a le contrôle exclusif de ce format.

Format standard : Reconnu comme une norme comme le PDF

2) Quelques formats de documents numériques.

II) La fonction classement.

Pour retrouver facilement et rapidement les documents ceux-ci sont nommés, indexés et classer.

A) La dénomination des documents.

Le nom d’un document doit répondre aux normes de nomage de fichier. Le nom doit être choisi avec beaucoup de réflexion :

• Il ne doit pas être trop long, mais doit être précis et sans ambigüité

• Il peut comporter des

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