Fiche descriptive de la pratique professionnelle: Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

FICHE DESCRIPTIVE DE LA PRATIQUE PROFESSIONNELLE

CORRESPONDANT A L’ACTIVITE TYPE N° 1 (Voir le mode d’emploi)

Intitulé de l’activité-type :

Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe.

1 - Indiquez les résultats directs de votre action : produits fabriqués, ouvrages, prestations de service ou autres productions que vous avez réalisés ou auxquels vous avez contribué :

 Produire des documents professionnels courants.

 Assurer la traçabilité et la conservation des informations

 Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques

 Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités

2 - Décrivez les tâches et/ou opérations que vous avez directement effectuées en vue des réalisations indiquées ci-dessus ainsi que leur fréquence de réalisation :

 Produire des documents professionnels courants

Dans une entreprise, plusieurs types de documents sont utilisés soit pour une communication interne (c’est-à-dire au sein de l’entreprise) ou soit pour une communication externe (avec ses ou futurs partenaires).

On distingue :

 La note : est un document interne à l’entreprise. Elle se divise en 2 catégories :

• La note d’information (elle est employée pour transmettre une info simple)

• La note de service (elle est utilisée pour transmettre des consignes, pour donner des ordres relatifs à l’exécution d’un travail, pour donner une directive…). (cf annexe n°1)

Une note doit être concise, claire, précise, courtoise et le style doit être neutre sous forme impersonnelle de façon à atténuer la forme impérative de la note de service.

 La lettre : c’est un écrit destiné à un correspondant extérieur et qui participe à la diffusion de l’image de l’entreprise. De ce fait, la présentation, la structure et l’expression de ce document répond à des règles ou des normes. Mais le plus souvent, les organisations créaient leur propre norme et usage qu’elles consignent dans une charte graphique (c’est un document interne qui regroupe les éléments graphiques et les règles de présentation conférant à l’entreprise son identité visuelle) (cf annexe n°2)

Les différentes mentions du courrier :

• L’entête : on y trouve l’expéditeur, le destinataire, la ville de départ, la date, les références et l’objet.

• Le corps de la lettre : avec le titre de civilité, l’introduction, le développement et la conclusion

• Le pied de la lettre : avec la formule de politesse et la signature.

 La télécopie : elle permet la transmission instantanée d’information écrite par l’intermédiaire de terminaux appelé télécopieur relié au réseau téléphonique. Elle permet de conserver une trace écrite. Cependant, on ne peut y avoir systématiquement recours car elle manque souvent de lisibilité et de confidentialité

Sa présentation doit respecter quelques règles. (cf annexe n°3)

 Le mail : il permet une communication directe et instantanée voir même personnalisé dans certain cas. Tout de fois, l’expression reste précise, concise et claire à la fois.

 le mémo : il est souvent utilisé comme pense bête. Son contenu est bref et on y indique les idées essentielles.

 Assurer la traçabilité et la conservation des informations 

cours

Dans un premier temps, j’ai recueilli les attentes de Mr Guichard, mon tuteur et responsable du …, concernant la création de documents. Puis, après avoir créé les documents concernant le suivi de …, j’ai commandé les fournitures nécessaires pour les classer. Pour cela, j’ai utilisé un classeur pour chaque

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