Fiche descriptive de la pratique professionnelle: Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

FICHE DESCRIPTIVE DE LA PRATIQUE PROFESSIONNELLE

CORRESPONDANT A L’ACTIVITE TYPE N°1

Intitulé de l’activité-type : Assurer les travaux courant de secrétariat et assister une équipe.

1 - Indiquez les résultats directs de votre action : produits fabriqués, ouvrages, prestations de service ou autres productions que vous avez réalisés ou auxquels vous avez contribué :

Au centre de formation :

Rédaction de lettre de commande

Note d’information sur le nouveau fournisseur

Publipostage pour l’inauguration des nouveaux locaux.

Télécopie de confirmation d’une commande.

Classement :

 alphabétique d’une liste de fournisseur.

 numérique des dossiers.

 idéologique des revues.

Accueil téléphonique pour confirmer une visite.

Fiche de stock sur les produits médicaux.

Création d’un diaporama « Tout pour le jardin ».

Planning du personnel

Organisation d’un déplacement pour un séminaire

2 - Décrivez les tâches et/ou opérations que vous avez directement effectuées en vue des réalisations indiquées ci-dessus ainsi que leur fréquence de réalisation :

Rédaction de lettres :

J’ai rédigé et mis en forme des lettres sur Word selon la norme d’AFNOR.

Ex : Lettre de commande.

Note d’information :

J’ai conçu un modèle de note sous Word avec les éléments suivants :

- Numérotation de la note,

- Personnes pour action et information,

- Objet, la date,

J’ai rédigé et saisi la note d’information.

Publipostage :

En formation, j’ai dû créer sous Word la lettre d’invitation type, ensuite toujours sous Word la base de données puis j’ai inséré les champs de fusion sur la lettre avec l’assistant du publipostage, j’ai effectué ensuite la fusion, et imprimé les lettres personnalisées.

Télécopie :

J’ai sélectionné un modèle sur le logiciel Word dans l’onglet lettres et télécopies, je l’enregistre en tant que modèle, et je l’ai personnalisé au nom et coordonnées de l’entreprise.

Classement :

Lors d’une étude de cas :

J’ai classé par ordre :

- alphabétique : la liste des fournisseurs : j’ai recherché le mot directeur,

- indexé, puis classer.

- numérique : les dossiers clients d’après un numéro qui leur a été attribué au départ.

- Idéologique : les revues que j’ai rangées par thème.

Accueil téléphonique de la société Stella Matutina :

Je salue, je me présente ainsi que l’entreprise. Je traite la demande du client ou je transfère l’appel au service concerné.

Fiche de stock :

J’ai créé une fiche de stock sur Excel, en y insérant les références, les désignations, les flux des entrées-sorties et j’ai calculé le stock en insérant des formule de calcul.

Création d’un diaporama :

J’ai appris à utiliser POWERPOINT, pour la création d’un diaporama sur « TOUT POUR LE JARDIN ».

J’ai fait des recherches d’images sur Internet pour avoir un plus grand choix de photos. J’ai inséré des tableaux, minuté les diapositives afin de mieux apprécier chaque image et de pouvoir y lire ce qui s’y trouve.

Enfin j’ai visionné le diaporama pour que le groupe le découvre et donne son avis

Planning :

En formation, pour l’étude de cas ELISPORT, j’ai créé un planning de permanence du personnel chargé de tenir un stand pour une foire d’exposition.

J’ai créé un tableau sous Excel avec plusieurs colonnes et j’ai indiqué les jours et les horaires de la foire ainsi que les différents services du personnel qui seront sur place. Pour mieux différencier les services, une couleur leur avait été attribuée.

Organisation d’un déplacement :

Pendant ma formation, pour un exercice, j’ai dû organiser un voyage pour un séminaire pour une directrice d’entreprise.

Pour cela j’ai procédé à plusieurs étapes :

1. J’ai rédigé une liste de tâches sur laquelle je me suis appuyée pour organiser le déplacement.

2. J’ai créé un tableau comparatif qui permet de choisir le billet d’avion, l’hôtel et la voiture de location au meilleur prix selon les directives de l’énoncé.

3. J’ai

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