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FICHE SITUATION BTS AG

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Par   •  12 Octobre 2016  •  Fiche  •  860 Mots (4 Pages)  •  6 023 Vues

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BTS Assistant de gestion de PME-PMI  à référentiel commun européen - Session 2017

ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes

Épreuve U42 : Communication interne et externe

Communication orale professionnelle

Fiche descriptive 

Nom et prénom du candidat : Haro Kassandra

N° de matricule :

Intitulé de la situation de communication :

Accueil d’une candidature spontanée

☒ Vécue

□ Observée

Fiche de situation de communication  n°: 1

Identification

Raison sociale :

Secteur d'activité :

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :                     ☒ Accueil en face à face

☒ Communication orale interpersonnelle                □ Accueil au téléphone

 Communication orale de groupe                          Accueil oral via les médias d'information

Contexte de la situation

  • Cadre général :

Située à Lagarrigue dans le Tarn, dirigé par M. Haro, Home Konstruction est une société à responsabilité limitée unipersonnelle (SASU) au capital de 10 000 euros. Elle est  spécialisée dans la fabrication et la réalisation de logements contemporains et innovent à base de container maritime recyclé. En tant qu’assistante de gestion, une de mes fonctions est d’accueillir toutes personnes qui se présentent au sein de l’organisation. Lors de cette situation une personne est venue pour déposer un dossier de candidature, je suis donc chargée de l’accueillir et de l’informer si besoin est.

  • Composantes de la communication :

. Acteurs : La personne à la candidature spontanée, le dirigeant M. Haro Patrick et moi-même l’assistante de gestion.

. Relation entre les acteurs : La relation entre le candidat et moi est asymétrique complémentaire éloigné de type cordial, quant à la relation avec M. Haro le dirigeant c’est une relation hiérarchique de type familial.

. Canal : Le canal est direct, en face à face donc oral et visuel.

. Lieu : Dans l’entrée des bureaux, à coté du mien. La porte d’entrée est fermée ainsi que la porte de l’autre bureau en face du mien.

. Durée : 10 minutes.

  • Enjeux :

Le premier enjeu de la communication est tout d’abord informationnel, la priorité est de répondre aux besoins et aux questions du candidat. Le second enjeu est identitaire afin de donner une image de professionnalisme et de compétences.

  • Forme de la communication :

Avec le candidat c’est une communication interpersonnelle, externe et formelle. Avec le dirigeant c’est une communication interpersonnelle, interne et informelle.

  • Techniques et outils de communication utilisés :

Les techniques sont l’écoute active afin de bien comprendre la requête du candidat et l’empathie afin de lui montrée que je comprends sa situation. Avec le dirigeant j’ai aussi utilisée l’écoute active pour bien saisir toutes les informations qu’il me donne et l’argumentation pour lui expliquer la situation présente.

Les outils de communication sont un bloc note afin de prendre des  notes, mon poste informatique avec le logiciel Word pour établir un tableau récapitulatif des pièces nécessaire demandés dans un dossier de candidature.

Stratégies de communication

Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s)

Une personne se présente afin de me donné un dossier de candidature spontanée, le candidat me demande de le vérifier pour voir s’il est complet. Le dossier me semble complet mais je suis tout de même dans le doute sur les exigences que demande le dirigeant. Je préfère donc voir avec lui tout les documents et renseignements qu’il souhaite. A ce moment là, je dois gérer l’attente du candidat et ma prise de note dans le bureau du dirigeant. Je propose au candidat de s’installer dans l’entrée des bureaux pendant ce temps là je prends rapidement une feuille libre afin d’y noter chaque élément demander par le dirigeant dans un dossier de candidature pour pouvoir le donner au candidat.

Les stratégies de communication mis en évidence dans cette situation sont une stratégie de coopération. En effet, on recherche le consensus, on s’écoute. Et une stratégie relationnelle car on tient compte de l’autre, de ses explications mais aussi d’obtenir une reconnaissance mutuelle.

L'évaluation de la relation

Évaluation de la communication et de son efficacité professionnelle

Quand la personne est partie, j’ai effectuée les tâches relatives à l’accueil d’une candidature spontanée et entre autre de diffuser le dossier de candidature auprès du dirigeant afin qu’il en prenne connaissance puis par la suite de le classé avec les autres dossiers de candidature.  Lors de cette situation je me suis rendue compte que j’ai perdu du temps en ne sachant pas les éléments exact demander dans un dossier de candidature. Du coup j’ai proposée de créer un document récapitulatif sur le logiciel Word des pièces nécessaire demandé afin d’éviter le même désagrément à tout autre salarié dans le cas ou je ne serai pas présente mais aussi de pouvoir la remettre aux personnes se présentant pour une candidature.

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