D00131 formation assistante RH

LEPAGE Solene (226620)

Formation Assistante RH

Devoir D0131

Question  1 : Comment vous organisez vous, et quel type de conduite de réunion adoptez-vous ? Indiquez par le détail les phases de sa préparation et de son déroulement.

Dans le cadre de mon stage au sein du service des ressources humaines d’une entreprise de services à la personne, le Directeur m’a demandé d’organiser une réunion afin de présenter le mémoire que j’ai soutenu en fin d’études, portant sur la prévention des risques psychosociaux. Ce sujet étant directement lié aux préoccupations internes, il souhaite que je le présente à une partie du personnel encadrant. Pour répondre à cette demande, je m’appuie sur les enseignements du cours Les techniques de l’oral, notamment ceux relatifs à l’animation de réunion, à la communication face au groupe et à la gestion de la parole en public.

La première étape consiste à définir précisément l’objectif de la réunion. Il ne s’agit pas simplement de transmettre le contenu du mémoire, mais de créer un espace d’échange autour d’un sujet qui touche directement les conditions de travail des salariés. Le cours insiste sur l’importance de fixer un objectif clair, car celui-ci détermine le type de réunion, le choix des participants, la durée et les moyens à mobiliser. Dans mon cas, l’objectif est double : informer sur les résultats du mémoire et initier une réflexion collective sur les pistes d’amélioration possibles.

Je commence par identifier les participants concernés. Je propose d’inviter les responsables de secteur, les coordinateurs d’équipe, les membres du service RH et les représentants du personnel. Cette sélection repose sur le principe d’adaptation au public, développé dans le cours, qui recommande de tenir compte du niveau d’expertise, des attentes et du rôle de chacun dans l’entreprise. Le Directeur valide cette liste et me confirme qu’il sera présent à la réunion.

Je choisis d’organiser la réunion en présentiel, dans la salle de formation de l’entreprise, afin de favoriser les échanges directs. La salle est équipée d’un vidéoprojecteur, d’un tableau blanc et peut accueillir une quinzaine de personnes. Je réserve la salle pour le mardi suivant à 14h30, un créneau qui permet aux équipes de se libérer après les tournées du matin. Je rédige une convocation que j’envoie par mail cinq jours avant la réunion, accompagnée de l’ordre du jour et d’un bref résumé du mémoire. Le cours recommande d’envoyer l’ordre du jour suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer. Je prévois également un rappel la veille, pour confirmer les présences.

Pour les supports, je prépare un diaporama structuré en trois parties : le contexte et la problématique, la méthodologie et les résultats, puis les pistes d’action. J’ajoute des graphiques issus de mon mémoire, des extraits d’entretiens réalisés avec des salariés, et une synthèse finale. Je prévois également quelques exemplaires imprimés du mémoire à disposition, ainsi qu’un document de synthèse que je distribuerai à la fin. Le cours souligne que les supports doivent être clairs, lisibles et adaptés au public, afin de faciliter la compréhension et de soutenir l’intervention orale.

Je travaille également ma posture d’animatrice en mobilisant plusieurs techniques abordées dans le cours. Pour gérer le stress, je pratique la respiration abdominale, qui permet de réguler le rythme cardiaque et de poser la voix. Je prévois aussi un temps de préparation mentale avant la réunion, en visualisant positivement le déroulement de mon intervention. Concernant la posture physique, je veille à adopter une position ouverte et stable : les pieds bien ancrés au sol, le dos droit, les épaules détendues. Le cours recommande d’éviter les gestes parasites et de privilégier une gestuelle expressive mais maîtrisée. Je m’entraîne à maintenir le regard vers l’ensemble du groupe, en alternant les points de fixation pour inclure tous les participants. Pour la voix, je travaille sur la projection et l’articulation. Je fais des exercices de diction et je m’entraîne à moduler mon intonation pour éviter la monotonie. Enfin, je structure mon intervention selon le schéma classique vu en cours : une introduction qui annonce le sujet et les objectifs, un développement en trois parties équilibrées, et une conclusion qui synthétise les apports et ouvre sur une perspective.

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