Rapport dysfocntionnement service formation

Assistante administrative

                                                        À : M. DUBOIS

                                                              Directeur Administratif

                                                        Saint-Germain en Laye,

                                                        Le 10 Mars 2016

RAPPORT SUR LES DYSFONCTIONNEMENTS DU SERVICE FORMATION

P.J - Annexes :

Résultats de l’enquête menée auprès du personnel

Q.Q.O.Q.C.P

Schéma cause à effet

Pour aller plus loin dans la réflexion sur les dysfonctionnements rencontrés au sein du Service formation, il est nécessaire de s’attarder sur les causes de ce dysfonctionnement. L’étude que j’ai menée permettra d’aborder de manière rationnelle des pistes d’amélioration pour ces dysfonctionnements.

1. Les problèmes en général

1. Le dysfonctionnement au niveau des horaires

Un dysfonctionnement organisationnel est remarqué au niveau des horaires, les deux services de formation ne démarrent pas à la même heure le matin. Ce qui entraine de nombreuses tensions, c'est-à-dire que les assistantes du service de formation entreprise réceptionnent les appels externe qui sont destinés aux assistantes du service de formation individuelle, et cela se produit le matin ainsi que le soir.

1. Les dysfonctionnent au niveau du management

Les bureaux des deux services ne sont pas situés au même étage, la communication est donc inexistante à cause de cette distance. Il y a aussi  un problème avec l’accueil et le standard de l’entreprise et avec le management des ressources financières.

1. L’analyse des causes

1. Les horaires

Les horaires de travail de ces deux services sont mal organisés, c’est-à-dire que le service des formations entreprises reçoit plusieurs appels provenant de l’extérieur destinés à leurs collègues cde qui entraine une perte de temps considérable, et en cas de non réponse du service à l’étage l’appel revient automatiquement au service su rez-de-chaussée.

1. Problèmes de management

La distance entre les deux bureaux créée une frontières entre les deux services, cela n’apporte aucune convivialité, ni de prise d’information informelle. Le service des formations entreprises en nettement plus dérangé car il se trouve au rez-de-chaussée où les visiteurs passent à longueur de journée. Le standard est inadapté, ne dispose pas de renvoi d’appel ni de boite vocale, mais uniquement d’un répondeur mis en place à la fermeture de l’entreprise. Pour l’accueil il n’existe pas de procédure, les visiteurs sont accueillis de manière différentes a chaque passage, de plus il n’y a aucune répartition des tâches. Enfin, les ressources financières sont mal gérées ce qui entraine une mauvaise répartition de celle-ci.

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