Évaluation du contrôle interne

II - Evaluation du contrôle interne :

Les observations relevées ont été axées sur :

• le système de traitement de l• information ;

• le respect des procédures ;

• les aspects comptables ;

1- systè me de traitement de l¶ information :

Faiblesses relevé es :

Le système de traitement de l• information se caractérise par :

/• absence, au niveau des sites, d• outils informatiques permettant l• édition

des factures et la connexion avec le site central. De ce fait :

• la facturation est centralisée au niveau du siège gé nérant des

retards assez importants de comptabilisation (ce retard peut atteindre trois

mois en période de campagne)

• tous les contrôles sont manuels (bouclage des ventes, mise à

jour des stocks, analyse des comptes règlements à imputer«)

• Il existe des dé calages entre la situation des clients au niveau

des services commercial et comptable

Une trop importante manipulation de documents au niveau des sites et du

siège avec transferts physiques de documents

Les limites du système à restituer certaines informations statistiques

(tableaux de bords de ventes, ventes par mode de règlement, ventes par mode de

transport, tonnage par revendeurs pour le calcul des ristournes«)Audit financier et comptable ENCG

Cycle ventes clients 37

Recommandations :

• Dé centralisation de la facturation au niveau des sites ;

• Prise en charge par l• application commerciale de l• ensemble

des étapes d• une opération de vente à partir des usines et dé pôts

(commande, expédition, facturation, et encaissement)

• Mise en place d• une interface entre l• application commerciale

des usines/dépôts et le siège qui assurera la gestion des fichiers maî tres

(prix, remises, mode de règlement, autorisation de crédit«)

• Prise en charge par le système de l• ensemble de la facturation

(y compris cessions aux industriels, prestations d• ensachage, notes de

débit«)

• Intégration automatique en comptabilité de toutes les factures

et ce quotidiennement,

2-Appré ciation du respect des procé dures

Les tests effectués ont toutefois ré vélé que certains points nécessitent

cependant une attention particulière :

Certains clients au comptant pré sentent un solde débiteur alors que du

point de vue commercial, un revendeur au comptant doit présenter un solde nul.

Ces soldes dé biteurs proviennent d• erreur d• imputation des factures et des

rè glements dans les comptes clients correspondants.

Le rapprochement de la situation commerciale des créances au solde

comptable n• a pu ê tre réalisé car il existe plusieurs décalages dans la saisie des

encaissements.

La socié té devrait instaurer ce contrôle qui doit être mensuel et

systématique.

La société devrait contrôler les prestations

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