Audit de certification

Audit de certification

INTRODUCTION :

Actuellement les clients sont devenus de plus en plus exigeants en matière de qualité et de preuve, c’est pour cette raison les entreprises se retrouvent en obligation de se certifier pour pouvoir leur donner confiance et garantie. Mais, pour être certifier il faut prévoir un audit de certification.

DEFINITION D’AUDIT :

Par définition, l'audit est une mission d'examen, de contrôle, de vérification et d'appréciation de la conformité de certaines règles préétablies applicables dans un domaine précis. Elle peut être interne ou externe, et couvre des domaines très variés.

1. PLAN D’AUDIT :

Le plan d'audit consiste donc dans un premier temps, à analyser les structures financières et les schémas organisationnels de l'entreprise ou de l'entité afin d'identifier et d'évaluer les risques financiers et organisationnels qu'elle court. Dans un second temps, il consiste en l'établissement de plan annuel d'audit et de ses orientations stratégiques. De ce fait, le plan d'audit s'articule autour de nombreuses activités et divers domaines. Dans un premier temps, dans le cadre de l'audit comptable, le plan d'audit doit garantir le respect et la fiabilité des procédures de contrôle interne, en recensant les procédures et, en formalisant la documentation, mais aussi, en contrôlant leur application et en élaborant les recommandations de correction. Il peut aussi contribuer en la rédaction de nouvelles procédures et d'outils de contrôle à mettre en place. Aussi, le plan d'audit a pour rôle, de définir les étapes de la réalisation des missions de l'auditeur, à savoir :

La préparation de manière précise du programme de Travail et les objectifs visés, la validation des constats des actions menées et, la rédaction du rapport de synthèse de la mission.

Dans un second temps, dans le cadre de l'audit informatique, le plan d'audit doit étudier la fiabilité des logiciels informatiques de gestion d'une part, de vérifier la conformité des paramétrages afin de s'assurer de l'adéquation des outils à l'interprétation des données et, de s'assurer de l'efficacité des procédures de sauvegarde et de protection des données d'autre part.

Rappelons donc que quelque soit le domaine d'intervention, le plan d'audit a pour finalité la vérification de l'application des procédures existantes et/ ou leur mise en place.

2. Revue de la Documentation :

Cette activité peut être réalisée dans nos bureaux ou conjointement à la visite préliminaire. Elle constitue, l'un des premiers pas dans le voyage que sera votre projet de certification.

Notre responsable d'audit évalue votre manuel de management. Le cas échéant, il consigne par écrit, ses observations et demandes d'amélioration. Il vous indique son évaluation de votre préparation de votre organisation et de votre capacité à envisager sereinement un audit de certification.

3. CONDUITE DE LA RÉUNION D'OUVERTURE

L'objet de la réunion d'ouverture est de :

-présenter les membres de l'équipe d'audit et les personnes auditées,

-rappeler les objectifs et le champ de l'audit,

-faire un point sur les derniers documents de certification de l'INERIS disponibles sur son site internet,

-confirmer avec les personnes auditées, les horaires et le plan de l’audit et les autres dispositions,

-confirmer la disponibilité des ressources nécessaires à l'équipe d'audit.

-La réunion d'ouverture est menée par le responsable d'audit.

4. Préparer la visite d'audit

• Déterminer le but, le type et le domaine à auditer.

• Constituer l'équipe d'auditeurs Qualité.

• Préparer les audités.

• Rassembler et étudier les documents de référence (norme ISO 9001 ou autre référentiel et les documents des audités :

 manuel qualité, fiches descriptives de processus, procédures…).

• Élaborer un questionnaire d'audit qualité système et/ou processus à partir de la norme ISO 9001 Version 2008 (ou autre référentiel) : check-list des points à vérifier.

• Préparer son guide d'entretien (questions ouvertes à poser aux audités).

• Construire son plan d'audit de manière logique et structurée.

5. Pratiquer la visite d'audit qualité : adopter les bonnes attitudes et favoriser le dialogue

• Structurer une relation positive avec les audités pour leur donner envie de collaborer au processus commun de progrès :

 rechercher la relation gagnant-gagnant ;

 être neutre et sans préjugé, écouter sans interpréter (attitudes de Porter) ;

 savoir éviter les conflits et le triangle de Karpman.

• Animer la réunion d'ouverture.

• Maîtriser le questionnement dans les interviews :

 écouter, favoriser les suggestions des audités ;

 faciliter les échanges par des questions ouvertes ;

 savoir reformuler pour s'assurer de la compréhension ;

 savoir relancer, recentrer, s'adapter aux audités.

• Obtenir des réponses concrètes :

 recueillir et analyser des documents ;

 réaliser des observations.

• Prendre des notes (le juste nécessaire).

• Préparer la synthèse de l'audit, communiquer les premières conclusions lors de la réunion de clôture :

 constater

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