Chargé de projet / Fiche métier

Acteurs et pratiques professionnelles

Fiche métier

NOM DE MÉTIER : CHARGÉ DE PROJET ÉVÉNEMENTIEL

Code ROM : E1107

DÉFINITION :

Respecter un cahier des charges établi en amont avec les cadres de la hiérarchie pour réaliser un projet donné.

Conçoit et réalise des événements très variés directement pour son entreprise ou bien pour le compte de clients : salons professionnels, festivals, lancement de produits, petit-déjeuner d’entreprise, soirée de galas, rencontres sportives... A chaque étape que ce soit au niveau humain, matériel ou financier, le chargé de projet intervient. En effet, il sélectionne les fournisseurs et prestataires avec qui il négocie le budget, réserve le lieu de l’événement, gère l’installation, s’occupe de l’agencement de l’espace... jusqu’à s’assurer du bon déroulement de l’événement le jour J. Le chargé de projet a un rôle intermédiaire entre sa hiérarchie, le client et les différents prestataires. Au quotidien il se partage entre son agence ou son service et ses activités à l’extérieur.

Le chargé de projet a plusieurs missions :

• Définition du projet

• Rencontre avec le commanditaire pour comprendre les besoins
• Rédaction d'un cahier des charges : type d'évènement, budget, date, etc.
• Préconisations sur la faisabilité de l'ensemble

• Préparation de l'évènement

• Rédaction du rétro-planning
• Constitution des équipes
• Supervision de l'équipe de communication : élaboration de l'identité graphique et de la stratégie
• Définition des contraintes logistiques, techniques et des difficultés éventuelles

• Encadrement du Jour J

• Surveillance du bon déroulé de l'évènement
• Liaison entre les différentes équipes
• Gestion des problèmes éventuels.

Lors des événements, le Chef de projet événementiel est sur tous les fronts. Il supervise les intervenants : traiteur, décorateur, techniciens son et image, hôte et hôtesse d’accueil, il s’assure de la mise en place du matériel et que tout fonctionne, etc. Il participe à l’ensemble des réunions de travail, conçoit et veille au respect du rétro planning, gère le budget annuel dédié, etc. Il a donc à sa charge de s’assurer que l’ensemble des étapes coïncide avec la demande initiale et répond aux objectifs fixés.

COMPÉTENCES (MISSIONS) :

• Savoir-faire :

• Disponibilité : déplacements fréquents pour rencontrer les clients et prestataires, les horaires peuvent varier d’un jour sur l’autre.
• Polyvalence
• Gestion de budget
•  Respect des délais

• Savoir être :

• Avoir le sens du contact : aimer le contact client, savoir écouter, être à l’aise à l’oral tout comme dans la négociation. Être un bon communicant.
• Réactivité : afin de s’adapter à chaque projet, identifier les contraintes, trouver des solutions à chaque problème, faire face aux imprévus ...
• Organisation : méthode et rigueur pour une organisation parfaite des événements
• Créativité : originalité, sens de la perfection, pour se démarquer.
•  Résistance au stress : le chargé de projet rencontre régulièrement des imprévus de l’organisation au jour J. Sang-froid et patience sont de rigueur.

• Savoir associés : langues, logiciels

• Qualité rédactionnelle : amené à beaucoup écrire, pour contacter les prestataires et clients ou pour communiquer à la presse, les fautes ne sont pas permises.
•  Logiciel de traitement de texte : Page, Word, Open office...
• Logiciel de feuilles de calcul : Numbers, Excel...
•  Logiciel de traitement d’image : In design, Photoshop
•  Langues : Anglais très bon niveau (pouvoir communiquer avec les clients ou prestataires qui ne parlent pas français). Une troisième langue est un plus

FORMATION (5 OU 6) :

Après une licence en Information-Communication

• Relations publics et événement (Nice)
• Master mention communication des organisations (7 lieux)
•  Chargé de projets en management inter culturel, communication et événementiel (Lyon)
•  MBA Communication et événementiel (Paris)
• Relations publiques, relations presse, événementiel (Paris)
• MBA spécialisé en communication et management événementiel (Paris)

AVANTAGES

• Métier polyvalent
• Belles perspectives d’évolution professionnelle dans l’événementiel ou la communication

INCONVÉNIENTS

• Déplacements fréquents
• Horaires irrégulières
• Soumis au stress
•  Lourdes responsabilités : délais et budget

LIEU D’EXERCICE

• Agence de communication événementielle
•  En entreprise au sein de la direction communication.

SALAIRE

• Débutant : 2200€ brut, varie en fonction du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise, du montant des primes...

POSSIBILITÉ D’ÉVOLUTION

• Directeur de la communication
• Chef d’agence

RÉORIENTATION

• Attaché de presse
• Chargé de communication
• Community manager

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