L’amélioration du travail administratif
Étude de cas : L’amélioration du travail administratif. Recherche parmi 298 000+ dissertationsPar sara510 • 7 Février 2016 • Étude de cas • 365 Mots (2 Pages) • 2 506 Vues
L’amélioration du travail administratif |
Proposer une nouvelle répartition des tâches |
MOULOUD SARA |
28/01/2016 |
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- EXERCICE 3 : Proposer une nouvelle répartition des tâches
- Effectuez une analyse critique de la situation actuelle, en formulant vos hypothèses explicatives et des propositions générales d’amélioration.
Dysfonctionnement | Hypothèses explicatives | Propositions |
Des erreurs dans les saisies de commandes | Tâche réalisée par une seule personne | Répartir entre plusieurs personnes |
Des erreurs dans la négociation des tarifs et des conditions d’achat | Compétences insuffisantes | A confier a la secrétaire Christine |
Erreurs dans les décisions d’achat | Compétences insuffisantes | A confier a la secrétaire Christine |
Retard dans la gestion des dossiers contentieux | Réalisée par une seule personne | Répartir entre plusieurs personnes |
Des lenteurs et des erreurs dans la recherche d’analyse documentaire | Compétences insuffisantes | A confier a Nicole car elle a suivie une formation « recherche et analyse documentaire » |
Productivité médiocre du service | La répartition des tâches n’est pas réalisée en fonction des compétences du personnel. | Répartir les tâches en fonction des compétences du personnel |
- Présentez une nouvelle répartition des tâches à l’aide d’un TRT répondant aux souhaits des différents salariés.
- Compétence commerciale : La secrétaire Christine
- Compétence documentaire : Nicole car elle a suivie une formation « recherche et analyse documentaire »
- Compétence bureautique : Isabelle car elle est expert dans l’utilisation des outils bureautiques
- Maintenir la répartition des tâches en matière de traitement du courrier et de gestion des appels téléphoniques.
- Répartir les tâches qui accusent des retards.
COELEC FRANCE SERVICE ACHAT | |||||||||||||
Tâches | MICHEL | CHRISTINE | ISABELLE | NICOLE | CHANTAL | MARIE | TOTAL | ||||||
1-Réalisation d’étude du marché et analyse de la concurrence | 2h | 2h | 1h | 1h | 1h | 1h | 4h | ||||||
2-Réalisation d’appel d’offre | 2h | 5h | 5h | 3h | 5h | 10h | |||||||
3-Évaluation et choix des fournisseurs | 3h | 3h | 1h | 5h | 4h | 8h | |||||||
4-Négociation des tarifs et conditions d’achats | 7h | 7h | 1h | 6h | 5h | 13h | |||||||
5-Établissement des contrats | 2h | 2h | 3h | 2h | 1h30 | 2h30 | 2h | 7.5h | |||||
6-Accueil des représentants des fournisseurs | 5h | 5h | 2h | 2h | 2h | 2h | 9h | ||||||
7-Gestion des fichiers fournisseurs | 4h | 4h | 4h | ||||||||||
8-Élaborer de statistiques et prévisions | 6h | 5h | 3h | 9h | |||||||||
9-Recherche documentaire | 5h | 2h | 1h | 4h | 6h | ||||||||
10-Analyse de la documentation | 10h | 4h | 2h | 6h | 12h | ||||||||
11-Gestion électronique de la documentation fournisseurs | 6h | 5h | 3h | 2h | 8h | ||||||||
12-Décision d’achat et contrôle des demandes d’achats | 2h | 2h | 4h | 2h | 2h30 | 4h30 | 5h | 11h | |||||
13-Saisie des commandes | 12h | 6h | 2h | 4h | 12h | ||||||||
14-Gestion des dossiers contentieux | 3h | 3h | 4h | 8h | 4h | 11h | |||||||
15-Classement des documents commerciaux | 1h | 2h | 1h | 1h30 | 1h | 2h30 | 3h | 2h | 7h | ||||
16-Traitement du courrier « arrivée » | 1h | 1h | 2h | 2h | 3h | 3h | 2h | 2h | 8h | ||||
17-Traitement du courrier « Départ » | 3h | 3h | 3h | 3h | 7h | 7h | 4h | 4h | 17h | ||||
18-Téléphone et messagerie interne | 5h | 5h | 5h | 5h | 2h | 2h | 4h | 4h | 4h | 4h | 5h | 5h | 25h |
21-Préparation des réunions | 4h | 4h | 2h30 | 1h30 | 2h | 3h | 8.5h | ||||||
23-Participation aux réunions et rédaction des comptes rendus | 9h | 9h | 4h | 4h | 2h | 2h | 4h | 17h | |||||
HORAIRE HEBDOMADAIRE | 39h | 39h | 35h | 38h | 32h | 38h | 33h | 37h | 33h | 37h | 35h | 18h | 207h |
- Indiquez les conséquences de cette nouvelle répartition pour l’entreprise.
- Michel n’est pas d’accord avec la répartition des tâches.
- Certains salariés peuvent passer plusieurs heures sur la même tâche
- Il peut y avoir des conflits entre les personnels
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