Rédaction d'un email professionnel

Rédation d’un email professionnel

L’e-mail a remplacé les courriers postaux depuis maintenant une bonne dizaine d’années, et s’utilise tout autant dans le milieu privé que professionnel. Il a un aspect pratique qui fait qu’il détient un univers bien à lui : simple, pratique, instantané et intuitif, il facilite les échanges.  Nous allons voir dans un premier temps les erreurs à ne pas commettre lors de la rédaction d’un email professionnel et dans un deuxième temps l’importance à attacher sur la façon dont l’email est rédigé.

1. Les erreurs à eviter lors de la redaction d’un email

Malgré sa simplicité et sa capacité à transmettre l’information de manière brève et concise, les erreurs concernant la rédaction d’un email sont très fréquentes et peuvent être éviter.

Tout d’abord, il faut éviter les adresses non professionnelles telles que « supergirl@... ». Ces adresses personnelles ne reflètent en aucun cas une démarche sérieuse : elles ne véhiculent aucune information sur l’expéditeur. Il faut donc favoriser une adresse mail comportant le nom et le prénom pour que le destinataire puisse connaître l’identité de l’expéditeur dès la réception de l’email.

Il est aussi très important de renseigner clairement l’objet : un email sans objet a peu de chance d’être lu. C’est l’objet qui va inciter l’interlocuteur à lire l’email, il faut indiquer dans l’objet de quoi il s’agit « Rendez-vous… » par exemple. L’objet doit de préférence comporter 5 à 7 mots et être cohérent avec le contenu de l’email.

Quant à l’écriture, le language SMS est à banir ! Il serait mal vu d’utiliser une posture trop familière et de ne pas prendre en compte la hierarchie : effectivement c’est un email professionnel et non personnel, soigner son language et parler avec un vocabulaire adapté est primordial. L’abréviation des mots peut être interprété comme un manque d’implication et de négligeance. L’utilisation du vouvoiement est bien évidemment de mise surtout dans le cadre professionnel.

D’autant plus, il faut faire très attention à ne pas oublier de retirer le « Tr » lorsqu’on transfère un message : cela peut froisser l’interlocuteur. Concernant la maîtrise de la messagerie, si l’expéditeur souhaite envoyé le même message à plusieurs destinaires, l’utilisation du « Cci » est aussi importante. Dans le cas où  l’expéditeur envois un email en mettant les adresses dans « CC », les destinataires ne se sentiront pas privilégiés et donc ne prendront pas en considération l’email. Il est primordial que le destinataire se sente valorisé afin d’obtenir une réponse. Le one to one est également mis en pratique par email.

Quant au commencement de la rédaction de l’email, il est d’abord nécessaire d’employer des formules de politesse telles que «  Monsieur X / Madame X » ou « Monsieur le directeur » et d’éviter de rentrer directement dans le vif du sujet. Pour le contenu, l’important est d’être précis et clair sur les intentions de l’expéditeur : éviter de tourner autour du pot, aérer avec des paragraphes, respecter toutes les règles d’écriture et structuré l’email. Cela facilitera la compréhension du destinataire. Enfin, remercier le destinataire d’avoir lu l’email par des formules de politesse telles que « Cordialement », « Bien cordialement », « Respectueusement » ou « Bien à vous ».

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