Dissertation

ORAGANISER UNE REUNION EFFICACE

5. LE ROLE DES INTERVENANTS

Intro :

Le rôle des intervenants est primordial lors de l’organisation d’une réunion. Le bon déroulement de cette dernière dépend de la motivation et de l’efficacité de chaque participant.

C’est par la participation de chaque membre du groupe que les objectifs peuvent être atteints. Le travail de groupe permet en outre de motiver, d’impliquer et de responsabiliser les équipes.

En effet la motivation et l’efficacité sont favorisées lorsque chacun à un rôle à jouer dans la réunion et que le groupe partage un objectif commun.

Sélection des participants :

La sélection des participants est l’une des clés de réussite d’une réunion.

L’erreur classique consiste à inviter un trop grand nombre de collaborateur à participer à une réunion. Le risque avec ce type de démarche réside dans le fait que les participants ne seront pas aussi attentifs qu’un groupe de personne plus restreint. Le nombre de participants peut varier en fonction des réunions. Cependant nous pouvons affirmer que 3 est le nombre minimum pour créer un groupe.

Autre écueil à éviter : inviter des collaborateurs dont les niveaux hiérarchiques sont trop différents. Le problème se posera au niveau des prises de paroles. En effet, les collaborateurs situés plus bas dans l’échelle hiérarchiques auront tendances a être plus réserver et auront peur de s’exprimer.

Pour que la réunion soit une réussite, il faut y inviter des PARTICIPANTS dit « dernier CRI » :

• COMPETENT par rapport au sujet
• RESPONSABLE par rapport au sujet
• INTERESSE par le sujet

Ainsi la réunion pourra servir les intérêts de tous les collaborateurs et être plus efficace.

Les différents acteurs d’une réunion :

Les deux principaux acteurs d’une réunion sont :

• L’animateur
• Les participants

L’ANIMATEUR a un rôle particulier à jouer. Il est le pilote de la réunion et doit mener le groupe vers les objectifs de la réunion. Autrement dit c’est sur lui que repose en grandes partie le bon déroulement de l’échange.

Ce dernier a trois fonctions principales :

• LA PRODUCTION : il doit produire des résultats, des solutions, des propositions et de l’information à la suite de la réunion.
• L’ORGANISATION : Il doit favoriser l’échange de tous les collaborateurs dans un cadre structuré, mais également organiser et mettre en forme cet échange.
• LA GESTION : Il doit gérer les individus et les interactions dans la groupe selon la personnalité, le statut, la position hiérarchique, l’appartenance à un groupe, l’implication plus ou moins grande dans la réunion et l’espoir de chacun.

Son action doit être participative et interactive, en favorisant la participation par le questionnement et l’interactivité entre participants. L’animateur veillera à ne pas monopoliser la parole au détriment des collaborateurs et n’imposera pas son point de vue mais le leurs soumettra.

Pour savoir capter l’attention des participants l’animateur doit faire preuve d’affirmation de soi et de dynamisme, mais aussi de convivialité et d’humour pour cadrer la relation. Il doit également faire preuve de sérénité face aux conflits qui peuvent survenir et dois surtout écouter et être ouvert aux retours des participants.

 Pour remplir pleinement sa mission l’animateur disposent de différents outils :

• Le regard
• La dynamique corporelle (Rythmes, la proxémique, les gestes)
• L’énonciation (Débit de parole, volume, prononciation)

LES PARTICIPANTS sont entre autres les acteurs de la réunion. Il existe trois groupes de participants :

• LES PROMENEURS venu là par hasard ou parce qu’ils ont du temps. Le plus souvent ils n’ont pas lu le sujet de la réunion et n’ont rien préparé.
• LES SPECTATEUR ils ont lu le sujet de la réunion mais attendent d’être guidé par l’animateur.
• LES PARTICIPANTS ont pris connaissance du sujet de la réunion et l’ont préparé, ils sont prêt à l’échange et à contribuer à l’avancement de la réunion

L’objectif de l’animateur est de transformer les spectateurs et les promeneurs en participants.

Pour qu’il existe des interactions dans la groupe les participants doivent être CONCERNES, COMPETENTS et MOTIVES. Et ils doivent avoir :

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CONCLU :

Le rôle des participants consistent à faire avancer le sujet de la réunion par les interactions, ainsi le groupe avancera vers un objectif commun qui mènera par la suite à des actions concrètes.

6. L’APRES REUNION

Il est impératif d’évaluer la réunion, cette étape nécessite peu de temps mais est cruciale pour améliorer les suivantes :

Conseil: Menez une évaluation de 5 à 10 minutes en demandant : Qu´est-ce qui a bien fonctionné pour cette réunion? En quoi faudrait-il procéder autrement la prochaine fois?

Pendant ce temps dédiait aux ressentis des participants, il est conseillé de demander des éclaircissements ou des solutions pour certaines parties de la prochaine réunion. Laissez les collaborateurs faire leurs commentaires; ils auront l´impression d´être écoutés, il y aura moins de frustration et l’équipe gardera l´espoir que les réunions continueront à s´améliorer.

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