Plan de classification

ETUDE

I / Le plan de classement

1 / A quoi sert le classement :

Le classement sert dans le cadre de la mobilité, à uniformiser le système dans les EPLE pour faciliter l’adaptation du personnel nommé.

Classer est une tâche récurrente mais utile qui vise à ranger des documents de sorte à les retrouver rapidement dans un endroit précis et ainsi éviter des pertes ou des oublies.

Dans les collèges, on est vite submergé de dossiers et de fiches divers si l’on ne s’en occupe pas régulièrement, ce qui amène certaines fois à des situations compliquées que ce soit pour retrouver un document ou pour les classer dans les catégories qui les concernent.

Il y a aussi les classements obligatoires qui sont généralement d’ordres financier et qui servent lors d’inspections ou de litiges.

Si les personnels de l’administration ne prennent pas le soin de classer régulièrement des documents importants, des avertissements ou parfois des sanctions peuvent être donnés.

Par exemple, si l’on dois justifier un paiement de facture et que l’on a pas archivés celles-ci, on ne peux pas prouver que l’on a payé et donc l’établissement risque une amande

2 / Les différents supports de classement :

Il existe plusieurs supports servants à entreposer chaque dossier dans une catégorie définie.

Casiers, Tiroirs, armoires, classeurs, porte vues, cartons, grandes enveloppes, dossiers suspendus et bien d’autres matériels de rangement sont de bons outils plus ou moins pratiques selon le support pour classer des simples fiches de demandes d’absences jusqu’aux dossiers scolaires des élèves qui demandent donc du matériel ou des meuble de rangement plus ou moins gros.

Mais le classement ne s’arrête pas la, pour avoir moins de feuilles on peut aussi dématérialise les documents pour les avoir sur l’ordinateur, mais il faut aussi prendre le temps de bien classer les fichiers pour ne pas perdre du temps à les chercher par la suite.

Le coté pratique avec la dématérialisation sur ordinateur, c’est que cela n’a aucun coût par rapport au matériel de classement qu’il faut constamment renouveler et que le classement y est plus facile.

II / Les différentes méthodes de classement

1 / Comment bien classer :

Il est important de choisir dès le départ un mode de classement définitif pour chaque catégorie et ne pas changer en plein milieu.

Dans un classement il est nécessaire de toujours préciser par une étiquette sur chaque rangement pour indiquer ce qui s’y trouve, puis d’autres étiquettes ou inscriptions qui précisent à quel dossier on a affaire. Par exemple pour les dossiers scolaires des élèves ou pour ceux des professeurs, ils sont classés dans des tiroirs avec la classe inscrit dessus puis à l’intérieurs, les dossiers sont rangés par ordre alphabétique dans des dossiers suspendu.

Et si l’on regarde plus loin, quand l’on ouvre un dossier scolaire, il y a une pochette pour chaque type de documents comme les bulletins ou les sanctions/comportement.

On peut dire que c’est la méthode la plus facile et la plus utilisée pour classer car elle se base surtout sur le mode alphabétique.

Un bon classement doit être :

• Simple : pour permettre de trouver et replacer facilement un document

• Rapide : pour trouver et replacer rapidement un document

• Sûr : pour être certain que tous les documents sont à leur place et qu’aucun ne manque

• Extensible : pour permettre d’ajouter des documents ultérieurement.

Pour le classement sur ordinateur, on peut encore plus approfondir que sur papier grâce à la création rapide et illimité de dossier et de sous dossier ou l’on pourra indiquer encore plus précisément ce que l’on met dans chaque dossier informatiques.

2 / Les classements alphabétique, numériques et leurs dérivés :

On peut classer avec des façons et des codes différents, chaque établissement scolaire ou entreprise utilise le mode qui lui convient le mieux. Les établissement

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