La Norme ISO 15489 - Gestion Des Archives

Archives, VOLUME 38, NUMÉRO 2, 2006-2007 143

ÉTUDE

La norme

ISO 15489 : principes

et application

Cynthia Couture

Julie Roy

Le 3 octobre 2001, la première édition de la norme ISO 15489 Information

et documentation – « Records management » est lancée officiellement au congrès de

l’Association of Records Managers and Administrators (ARMA1) à Montréal. Si elle est

l’objet d’un intérêt certain en Europe et aux États-unis2, elle semble avoir eu moins

d’échos au Canada, particulièrement au Québec. En effet, on trouve encore très

peu d’articles ou de bilans d’expérience dans la littérature archivistique québécoise

concernant cette norme. Pourtant, elle présente à notre avis un intérêt, notamment

pour la normalisation des pratiques en gestion des archives courantes et intermédiaires

à l’échelle mondiale, pour la promotion de la discipline, ou simplement pour confirmer

la validité de nos pratiques actuelles. De façon à peut-être alimenter les discussions,

nous avons décidé de nous « commettre » et de proposer un article présentant la norme

ISO 15489, ainsi qu’un exemple d’application pratique3.

Nous vous proposons en première partie une présentation générale de la norme,

de sa structure et de son contenu, suivie d’un bref tour d’horizon de la littérature4 qui

lui est consacrée, afin d’identifier les réactions à sa publication de même que les forces

et faiblesses observées par la communauté archivistique internationale. La troisième

partie est consacrée à l’application de la norme dans un organisme particulier, soit un

laboratoire d’essais sur des équipements électriques.

1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA NORME5

L’organisation internationale de normalisation (ISO)6 a pour mission la

normalisation des pratiques au niveau international. À cet effet, ses quelque 2 850

comités techniques et groupes de travail élaborent depuis 1947 des normes techniques

volontaires dans de nombreux secteurs d’activités. Il s’agit généralement de normes

précisant des spécifications techniques dans des champs d’application spécialisés et

particulièrement connues dans les domaines de la fabrication industrielle, de l’ingénierie

et de l’informatique. À ce jour, l’ISO a publié près de 13 000 normes sur des sujets

comme les technologies de l’information, la documentation technique de produits,

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l’aéronautique, les véhicules routiers, la cinématographie, la chimie et l’information

géographique / géomatique (ISO 2006).

Vers la fin des années 1980, l’ISO amorce une ouverture vers des normes

plus conceptuelles, qui ont pour but de permettre un meilleur fonctionnement des

organisations par l’implantation de systèmes de gestion efficaces des activités qu’elles

réalisent. Parmi ces normes, les séries ISO 9000 sur le « management de la qualité » et ISO

14000 sur le « management environnemental », dont les premières éditions sont adoptées

respectivement en 1987 et en 2001, sont celles qui ont connu le plus de succès (ISO

2006). La norme ISO 15489 Information et documentation – « Records management »,

s’inscrit dans ce courant normatif. Elle trouve ses fondements dans la norme AS 4390

« Records management », adoptée en 1996 par le gouvernement de l’Australie (National

Archives of Australia, 1996). Proposée à l’ISO comme norme internationale, elle ne fait

toutefois pas l’unanimité. Le comité technique 46 « Information et documentation »,

sous-comité 11 « Gestion des archives courantes et intermédiaires »7, est créé en 1997

(la première rencontre a lieu à Athènes le 13 mai 1998), afin d’analyser la norme

australienne et la problématique du « records management » et de trouver un terrain

d’entente qui rallierait la communauté internationale. En novembre 2000, à Stockholm,

les membres du comité en viennent à un consensus et la norme est finalement adoptée

en 2001. (Catherine Zongora 2006)

La norme ISO 15489 vient compléter les normes ISO 9001 (2000) portant sur

les systèmes de management de la qualité et ISO 14001 (2000) sur le management

environnemental. En effet, si ces normes contiennent des exigences relatives à la

production de documents dits « qualité », pour attester et témoigner des activités d’une

organisation, elles ne contiennent aucune précision sur ce qu’est spécifiquement un

« document qualité ». Ces précisions sont contenues dans la norme ISO 15489, qui vise

l’implantation de normes de qualité et d’excellence en ce qui concerne la gestion des

archives courantes et intermédiaires8 dans les organismes, toutes catégories confondues.

Elle

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