Guide internet de procédure en matière de commande publique

GUIDE INTERNE DE PROCEDURE EN MATIERE DE COMMANDE PUBLIQUE

Ne seront pas traités dans le cadre de ce guide interne les contrats qui ne sont pas soumis au Code de la Commande Publique à savoir tout ce qui a trait à l’occupation domaniale, les relations avec les associations, les contrats de subvention, les contrats de travail et les conventions liées à un transfert de compétence.

PREAMBULE

Le présent guide a pour but d’établir, en complément de la réglementation en matière de commande publique, les règles internes à la Mairie pour les achats en procédure adaptée (autrement dit MAPA) entre 0,01€ et 39 999,99€HT.

Ce guide permet ainsi de déterminer les mesures de mise en concurrence devant être prises par les services de la collectivité, en adéquation avec l’enjeu du marché.

Le strict respect de ces préconisations par les services permet :

- de garantir la conformité du processus de la commande publique avec l’obligation de détermination des besoins à satisfaire ;

- d’éviter les achats « sur facture », le marché étant échu, constat d’une mauvaise gestion susceptible d’entraîner également le non-respect des règles de la commande publique.

Ce guide revêt un caractère évolutif et est destiné à être adapté en fonction des contraintes des services et des évolutions réglementaires.

LES GRANDS PRINCIPES DE LA COMMANDE PUBLIQUE

Il est préalablement rappelé que tout marché passé par la Collectivité doit respecter les grands principes de la Commande Publique :

- Liberté d’accès à la commande publique : toute personne doit avoir librement connaissance des besoins d’achats des services;

 - Égalité de traitement des candidats : ce principe interdit toute discrimination au détriment d’un acteur économique. Il s’étend à tous les stades de la procédure à savoir de la rédaction du cahier des charges à l’information transmise aux candidats potentiels.

- Transparence des Procédures : il permet à tous les candidats ou à toute personne intéressée de s’assurer que la Commune respecte les principes précédents.

A ces principes, la Commune associe trois règles d’achat public qui incombent à l’ensemble des services :

1) L’achat doit être un acte anticipé

 L’achat doit être perçu comme l’occasion d’assurer la qualité comme la disponibilité des fournitures, des services et des travaux dans les meilleures conditions économiques et de saisir les opportunités d’innovation.

L’achat doit donc faire l’objet d’une définition précise et préalable du besoin. Cela permet d’obtenir des offres de qualité et d’avoir une exécution en phase avec le but recherché.

2) L’achat reste un acte collectif

L’achat découle d’un processus collectif faisant intervenir différents services. Dans un objectif d’efficience, chacun des acteurs doit respecter son rôle, celui des autres, ainsi que le processus achat.

Les services auprès desquels se font les interactions :

-Le service de la commande publique : il assure le pilotage de la politique achat de la Commune et la mise en œuvre des règles de la commande publique.

Il est ainsi chargé de la rédaction des pièces administratives du marché, du contrôle de la mise en concurrence et du suivi de la mise en œuvre du présent guide. Il apporte conseil et expertise aux services municipaux dans la logique d’optimisation des coûts et de service rendu à l’usager.

En cas de difficultés dans l’exécution d’un marché, ce même service coordonne les actions de la Mairie vis-à-vis du titulaire, en lien avec le service acheteur. Il intervient enfin en cas de litige ou de contentieux dans la passation ou l’exécution des marchés.

-Le service financier est chargé de la validation des bons de commande, factures et toute autre situation à mandater.

Préalablement, il vérifie la disponibilité des crédits, les imputations budgétaires et s’assure que le choix des fournisseurs est conforme aux marchés en vigueur.

-Prescripteur : tout service de la Mairie à l’initiative de l’acte d’achat.

Il doit définir le besoin, participer à son évaluation et collaborer avec les services susmentionnés tout au long du processus d’achat (rédaction des pièces techniques et financières, définition des critères de jugement des offres et de leur pondération préparation des grilles d’analyse, analyse technique des offres). Il doit systématiquement alerter le service de la commande publique lors de problèmes dans l’exécution du marché.

3) L’achat est un acte responsable et exemplaire

L’achat public engage votre responsabilité pénale personnelle en cas de manquement à la règlementation. Chacun doit donc être particulièrement vigilant et rigoureux dans la conduite du processus achat. L’achat fait intervenir des fonds publics, il doit donc être le plus précis possible dans la définition des besoins, la sélection des offres, l’engagement des dépenses et dans son exécution.

Ces trois règles d’achat répondent à trois finalités

-Garantir la sécurité juridique

-Développer la performance économique. En ce sens, la Mairie s’est engagée dans une démarche de mise en œuvre d’une politique achat visant des objectifs de performance relatifs à l’ensemble du processus achat (de la définition des besoins jusqu’à l’exécution optimale des contrats).

Cet objectif passe par :

- Acheter mieux en travaillant en amont sur le besoin (en l’occurrence, le service prescripteur ne doit pas se contenter de contracter systématiquement avec le même prestataire et engager un effort de sourçage dans le secteur concerné)

- Acheter moins cher en travaillant sur l’acte d’achat

-Permettre aux PME d’accéder aux marchés publics

-Favoriser l’achat d’innovation (les échanges téléphoniques, mails sont les bienvenus afin de permettre une ouverture à de nouveaux procédés et ainsi contribuer à l’amélioration du service rendu)

-Encourager l’achat avec clause sociale ou environnementale. A l’instar des travaux de création de la Maison des Jeunes Citoyens, il faudra veiller à allotir au possible les marchés afin de faciliter le développement durable des achats.

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