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Fiche E6, exemples de missions

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Par   •  2 Février 2017  •  Fiche  •  613 Mots (3 Pages)  •  2 484 Vues

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Les actions professionnelles doivent favoriser :

  • l’établissement de contacts avec les milieux professionnels et une meilleure communication
  • la réalisation d’activités tenant compte des contraintes de la vie professionnelle, des besoins locaux des entreprises,
  • l’acquisition de compétences professionnelles : mise en œuvre des savoirs et savoir-faire acquis en formation, recours aux équipements bureautiques, respect des contraintes (délai, qualité, coût, contexte matériel et relationnel...) inhérentes à la vie professionnelle.
  • le développement des qualités requises de l’assistant : sens de l’initiative, de la responsabilité, adaptabilité, autonomie, aptitude à gérer son temps et à s’organiser.

Exemples de conduites de projet ou de résolution de problème

ACTIVITÉS DÉLÉGUÉES

ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT (exposition, foire, salon, Portes Ouvertes)

- assurer la logistique

- réaliser un calcul de coût prévisionnel pour apprécier l’opportunité d’une participation de l’entreprise

- collecter les informations pour monter un dossier sur les us et pratiques favorisant l’intégration dans un pays étranger

Assurer le suivi d’une réception, un cocktail, une réunion, un séminaire, un colloque, une conférence, un déjeuner-débat : étude, contacts avec les fournisseurs ou les participants, tableaux comparatifs….

GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES

Aménager ou modifier l’implantation d’un espace de travail (ergonomie, mobilier, matériel)

Gérer les achats de petit matériel et de fournitures

Gérer des cotisations, des cadeaux d’entreprise

Lancer un appel d’offres pour acheter un ordinateur

Installer et mettre en œuvre un logiciel

GESTION DOCUMENTAIRE

Créer et gérer d’un fonds documentaire

Actualiser des dossiers documentaires

Organiser un classement, un archivage

COMPÉTENCES TRANSVERSALES (F 1 à F 4)

Gérer administrativement une activité (collecte de la taxe d’apprentissage, suivi de relations avec une administration

Trier, classer et archiver les documents du service

Tenir l’agenda personnel du manager,

Filtrage des appels et des visiteurs

Elaborer un processus administratif

Concevoir et gérer un fichier, une base de données

Rédiger :

- des courriers, des lettres publicitaires, des imprimés

- des documents de communication (dépliants, plaquettes, journal d’entreprise, livret d’accueil, pages Web, revue de presse, modes opératoires, catalogues)

- un règlement intérieur, une charte, un cahier des charges

- un compte rendu, un rapport, une note

Faire un publipostage

Concevoir des tableaux, des graphiques, un diaporama

Monter et préparer des dossiers

Concevoir et gérer une base de données

Créer et gérer une association

DOSSIERS SPÉCIALISÉS

SERVICE/D°  GRH

Participer au recrutement : contacter la presse pour passer des annonces, calculer les coûts, rédiger les annonces, préparer les documents relatifs au recrutement et à l’embauche (fiche d’attributions, de fonction, profils de poste, annonce..)

Participer ou conduire des entretiens

Préparer et suivre des formations

Organiser des horaires de travail (tableau de répartition des tâches)

Gérer le planning d’un service, des dossiers du personnel, des congés des salariés, des absences

Mettre en place et suivre un stage de formation

Organiser :

- une assemblée générale

- des élections (délégués du personnel)

Préparer et tenir un conseil d’administration

Gérer les déplacements du personnel : réserver des billets, des chambres, rembourser des frais déplacements .....

Gérer le planning d’un service, les congés des salariés, les absences, les dossiers du personnel,

Organiser des horaires de travail (tableau de répartition des tâches)

Mettre en place un horaire variable

Conception d’un bilan social

SERVICE/D° QUALITÉ

Participer à un audit, une démarche qualité (formalisation de procédures

Réaliser les fiches procédures qualité

SERVICE /D°  DES ACHATS

Traiter des offres fournisseurs/ à des besoins

SERVICE/D°  COMMERCIAL, IMPORT/EXPORT

Suivre des appels d’offre

Réaliser des enquêtes (questionnaire, dépouillement, analyse, rapport)

Réaliser une étude comparative, une étude de la concurrence....

Organisation d’un voyage à l’étranger pour un groupe de personnes

SERVICE/D°  JURIDIQUE

Etudier la conformité des pratiques avec les règles de droit (déclaration fichier CNIL, usages informatiques)

SERVICE/D°  COMMUNICATION

Organiser un événement de communication interne ou externe

SERVICE/D°  FINANCIER,  COMPTABLE

Réaliser des tableaux de bord, des statistiques

Calcul et analyse de coûts

Préparer le budget d’un service, pour un équipement ou une activité, suivi des dépenses…

Gérer des stocks

Gérer la paie

CONTEXTE INTERNATIONAL

Assurer une veille informationnelle dans un service export

Traitement des dossiers relatifs au personnel expatrié

Organisation d’un événement, d’un déplacement t à l’étranger

...

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