Suivre les formalites et procedures d'embauche et de depart

Administrer le personnel, c’est appliquer à des situations prédéterminées, des règles législatives, réglementaires ou conventionnelles ; mettre en œuvre la législation sociale, tenir à jour les documents imposés (paie, suivi des absences, des congés…).

Pour administrer efficacement le personnel, il est essentiel de se référer :

• Au Code du Travail,

• À la convention collective et/ou l’accord d’entreprise,

• Au contrat de travail, en raison des clauses particulières négociées entre l’employeur et le salarié.

Les embauches et les départs constituent les mouvements des salariés de l’entreprise. Ils modifient le nombre et la qualification des effectifs.

I) L’EMBAUCHE DES SALARIÉS :

1.1 Les formalités à l’égard de l’administration :

• Déclarer nominativement tout salarié avant son embauche auprès de l’URSSAF dont relève l’établissement concerné par l’embauche :

Cette déclaration est effectuée par la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) pour tout employeur à l’exception des particuliers employeurs et des entreprises de travail temporaire. Cette formalité facilite les démarches administratives des employeurs (1 seule déclaration pour 6 obligations) :

1. la déclaration de première embauche dans un établissement

2. la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale

3. la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage

4. la demande d’adhésion à un service de santé au travail

5. la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire

6. la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur support papier.

• Modalités d’envoi de la DPAE :

La déclaration doit être adressée à l’organisme de recouvrement (URSSAF ou Mutualité Agricole) qui transmet à son tour les informations à chaque organisme concerné :

• Au plus tôt : 8 jours avant la date prévue de l’embauche, par tout moyen (courrier, télécopie, Internet) à la convenance de l’employeur

• Au plus tard :

o Le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, par courrier en retournant un formulaire au « service déclaration d’embauche » de l’Urssaf ou par télécopie

o Dans les instants qui précèdent l’embauche par échange de données informatisées ou Internet (www.dpae.fr)

Dès lors qu’il y a eu déclaration préalable à l’embauche, l’Urssaf est tenue d’adresser à l’employeur dans les 5 jours ouvrables suivant sa réception, un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié.

Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînerait un retard dans le traitement de la DPAE, qui aurait pour effet :

• De pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,

• De pénaliser l’employeur dans ses droits d’exonération,

• De rendre l’employeur passible de sanctions.

• Mettre

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