Selon Vous Pour Quelles Raisons Est Il Utile D'organiser De Telle Sorte Votre Espace De Travail

Votre bureau est l’endroit où vous passez le plus de temps au travail. Il est supposé contribuer à votre productivité. Est-ce toujours le cas ?

Il est indéniable que prendre le temps de s’organiser peut vous faire gagner du temps à long terme. Vous vous épargnerez tout embarras si votre supérieur hiérarchique (ou toute autre personne) vous demande un document important et que vous gaspilliez une heure à le chercher.

De plus, un espace encombré perturbe l’attention.

Être organisé peut réduire la quantité de stress que vous pouvez ressentir à la vue de la somme de travail à effectuer.

En outre, un espace de travail bien rangé montre une capacité à effectuer plusieurs tâches tout en restant organisé.

En revanche, travailler en permanence dans le désordre peut sérieusement nuire à votre crédibilité.

Comparez votre espace de travail à un cockpit d’avion. Si vous ne pouvez pas atteindre les commandes rapidement, vous êtes déjà en difficulté avant même d’avoir décollé.

Voici quelques étapes simples qui rendront votre bureau propice à un niveau plus élevé de productivité.

1. Recensez tout ce qu’il y a dans votre espace de travail et enlevez le superflu

C’est la première chose que vous avez à faire.

Répertoriez tout ce que vous avez sur votre bureau pour distinguer le nécessaire de l’inutile.

Vous allez ensuite hiérarchiser les objets en mettant des codes couleurs à l’aide de post-it par exemple.

Une couleur pour les objets non utilisés et à jeter. Une autre pour les documents non utilisés mais à conserver. Un papier couleur pour les documents en cours.

Y a-t-il des objets que vous utilisez moins d’une fois par semaine comme la perforeuse ? Ceux-ci devraient être rangés dans une armoire ou un tiroir de fournitures à bureau.

Si vous ne voulez pas voir la paperasse s’accumuler sur ce dernier, conservez sur votre téléphone, sur votre calendrier et agenda personnel les délais et notes de réunion.

N’oubliez pas de toujours sauvegarder vos documents en cas de panne de votre ordinateur, sur un disque dur externe ou une clé USB.

Quel élément n’avez-vous pas utilisé depuis un moment ? Mettez de côté les documents ou livres dont vous n’avez pas une utilité quotidienne.

Cette étape consiste donc à identifier les éléments les plus importants à avoir à portée de main comme le matériel, les documents et les fournitures que vous utilisez tous les jours.

2. Rangez, compartimentez et classez par catégories

Vous allez organiser votre bureau en vue de rentabiliser le fonctionnement.

Faites en sorte qu’il y ait une place pour chaque chose.

Organisez votre bureau en trois zones de fonction :

a- Une pour le téléphone, le bloc-notes (utile pour noter lorsque que vous êtes au téléphone), le calendrier, l’ordinateur et l’imprimante et quelques fournitures de bureau, comme les stylos, ciseaux etc. Tous ces éléments doivent être à portée de main pour minimiser les mouvements.

b- Une pour les dossiers en cours.

c- Une troisième pour les papiers divers.

Vous allez classer vos fichiers en deux catégories : actifs et inactifs.

a- Les fichiers actifs (que vous utilisez au moins une fois par jour) seront accessibles sur votre espace de travail et classés dans des chemises à dossiers ou classeurs ou encore dans des bannettes. Utilisez des codes couleurs

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