Rédiger Une Note

LA REDACTION D’UNE NOTE

La présentation de la note ne s’inscrit pas dans un cadre rigide et normalisé. Elle est dactylographiée car cela facilite la lisibilité et marque un professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple ou à en-tête. Elle peut utiliser un imprimé préalablement composé à cet effet. Le format reste libre (A3, A4 ou A5) mais il faut laisser une marge d’au moins 2 cm. Les paragraphes doivent être clairement séparés. Enfin, il ne faut écrire qu’au recto ; si le texte nécessite plusieurs feuillets, il convient de les numéroter soigneusement et d’agrafer toutes les feuilles composant la note.

Une note doit comporter différentes mentions :

• L’émetteur ou destinateur : Il est nécessaire de connaître la source du message et la fonction de celui qui signe la note.

• La date et le lieu : Une note s’inscrit dans un cadre spatio-temporel précis. Une formule finale comme : « La présente note est applicable à compter de ce jour » rend évidemment indispensable la mention de la date. Il est de surcroît préférable de rappeler dans la formule injonctive la date d’entrée en application. La date et le lieu d’enregistrement de la note peuvent être portés au-dessus de la signature, comme pour la présentation des actes réglementaires, ou en haut à droite de la première page, comme pour une lettre.

• Le titre : Il doit préciser la nature de la note (de service, d’information). Il est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent accompagné d’un numéro d’enregistrement.

• Le ou les destinataire(s) :Deux places sont possibles : Soit avant le corps de la note, Soit en fin de note, en bas, à gauche. On ne se contente pas d’aligner les destinataires et leurs fonctions. Il convient de faire précéder les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix :

« Pour information »

« Pour exécution »

« Pour attribution »

« Pour affichage »

« Pour vérification »

« Pour classement »

Il est possible d’additionner plusieurs formules si nécessaire.

• L’objet : Celui-ci peut figurer sous la forme d’un titre ou apparaître, comme dans une lettre, après la mention « Objet ».

• La formule d’appel ou la formule de politesse : Attention ! Les notes ne comportent ni l’une, ni l’autre.

• Le corps de la note : Le corps même de la note n’appelle aucun préambule. Seule compte l’efficacité maximale. On peut toutefois conseiller quelques formules pour entamer le premier paragraphe :

« Il paraît indispensable de… »

« J’attache de l’intérêt à… »

« Je crois utile de… »

« Il est rappelé que… »

• La signature : La note doit absolument être signée. Si le nom du signataire est présent dans l’en-tête, il n’est alors pas nécessaire de le repréciser avant la signature. Si le nom n’est pas mentionné dans l’en-tête, il convient alors de la faire figurer avant la signature.

• Les pièces jointes : Une mention « Pièces jointes » est portée sur la note si celle-ci est accompagnée de documents divers. Elle peut préciser le titre de ces documents ou leur nombre total.

La diffusion de la note peut être effectuée de diverses façons : par distribution individuelle, par affichage, par circulation dans les services avec émargement, par courrier.

J'apprends à rédiger des notes de services efficaces

Le 24 mars 2005 par JEAN-MARC ENGELHARD | L'Usine Nouvelle n° 2956

Une note de service est utile pour faire passer des messages liés aux consignes ou au mode d'organisation. Mais pour que ce document soit lu et retenu, il faut en peaufiner le fond et la forme. En employant le ton juste !

1. Privilégiez les éléments concrets

Une consigne écrite ne doit pas laisser de place à l'interprétation. Par exemple, il ne s'agit pas de mentionner un « fonctionnement pour le moins étonnant », il faut le décrire précisément. De même, inutile d'évoquer les « différents points faibles » de l'organisation d'une unité de production ; il convient de les lister de manière exhaustive. A ce titre, évitez de dire que « les points faibles ne sont pas niés par le fabricant ». Préférez la formule : « Le fabricant les a reconnus. »

2. Focalisez-vous sur l'essentiel

Quel que soit l'objet de la note, certaines informations de base s'imposent. Ainsi il faut vérifier que le document répond sans confusion possible aux questions suivantes : Qui ? Quoi ? Comment ? Combien ? Où ? Quand ? Par exemple, on ne dira pas : « La livraison dont nous avons parlé », mais : « La livraison du prototype X75. » Pour la date de livraison, on ne mentionnera pas « le 15

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