Réalisation d’un diagnostic et proposition de solution(s)

REALISATION D’UN DIAGNOSTIC ET PROPOSITION DE SOLUTION

PREMIERE PARTIE : Réalisation d’un diagnostic et proposition de solution(s)

Introduction :

Lors d’une réunion régulière pour faire le point sur l’avancement des projets et pour définir la stratégie à venir, nous avons constaté des dysfonctionnements de la gestion documentaire de la CIMN.

Cela est dû à un problème organisationnel, qui a des conséquences financières et au quotidien dans l’organisation.

Dans une première partie, je vais réaliser le diagnostic opérationnel sur la gestion des documents qui accompagnent les projets CIMN ensuite je proposerais des solutions d’ordre organisationnel, financier et technique en relation avec mon diagnostic.

Dans une seconde partie, je vous présenterais un processus de gestion des documents relatif à un projet, qui prendra en compte la plateforme collaborative. Ce schéma sera présenté lors de la prochaine réunion d’information sur le programme PERFORGA.

Le diagnostic :

Grâce aux témoignages des chefs de projets ainsi que quelques données statistiques sur la gestion des documents, nous pouvons voir que les acteurs impliqués dans la conduite d’un projet ont des difficultés avec l’organisation actuelles.

En effet, il n’y a pas de réelles procédures relatives au rangement des documents. Certains employés ont des difficultés avec l’informatiques, il y a donc des erreurs dans l’envoi des documents qui se fait par mail parfois aux mauvais destinataires, ce qui amène à un manque de confidentialités.

Il n’y a pas de procédure unique pour tous les sites et une mauvaise identification des documents, il est donc difficile de retrouver un document qui est parfois enregistré en 2 fois.

Pour la CIMN, ce problème de gestion documentaire est très contraignant. En effet, ce manque d’organisation à un cout financier, retrouver ou refaire chaque document est une perte de temps. Cela est un gros problème lorsque l’on a besoin d’un document pour un projet en particulier. Ce dysfonctionnement concerne la CIMN ainsi que tous leurs partenaires.

D’ailleurs la gestion des documents de travail repose sur un serveur de fichier centralisé, cela permet aux employés des différents sites d’utiliser un espace collaboratif mais les acteurs intervenants dans les projets, n’ont pas prit l’habitude d’utiliser pleinement l’espace collaboratif, chacun d’eux sauvegarde ses propres documents dans son ordinateur.

Cela n’assure pas au client une bonne gestion de nos marchés. Cela nous donne une mauvaise image et risque de nous faire perdre des clients et n’assurerais pas la pérennité de la CIMN.

Un système documentaire bien organisé, apportera plus de productivité à nos collaborateurs.

Le but étant d’avoir un système de documentation bien organisé, sécurisé et avec des procédures uniques à tous. Ce nouveau système nous apportera en rapidité pour répondre à la demande de nos clients et nous évitera des pertes financières.

Les causes du dysfonctionnement :

Grâce aux témoignages des responsables de sites, j’ai pu constater les causes des dysfonctionnements de la gestion documentaire.

Il apparait

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