Passer et suivre les commandes fournisseurs

Chapitre 16

Passer et suivre

les commandes fournisseurs

Transversalités

Le thème de ce chapitre nécessite le recours à un environnement technologique adapté pour utiliser un tableur et réaliser des manipulations sur PGI.

Il peut être traité en parallèle et en complémentarité avec les chapitres ci-dessous :

A8

Chapitre 1

Chapitre 2

Chapitre 3 p. 7

p. 25

p. 41 Élaborer une communication globale

Créer et modéliser un document

Rédiger et diffuser des documents écrits

Si l’entretien de relations avec les fournisseurs mobilise des compétences de rédaction (note de synthèse, compte rendu, etc.), il requiert aussi des compétences orales car de nombreux échanges se font oralement. Ce chapitre fournit donc des mises en situation développables en A8 sur le plan de la communication.

A8

Chapitre 8

Chapitre 9 p. 133

p. 145 Accueillir et communiquer en face-à-face

Accueillir et communiquer au téléphone

Situation professionnelle : Guiline, p. 265

Quelques pistes

L’assistant(e) de gestion doit être capable de passer les commandes de la PME. Il/elle doit tenir informés les services concernés du suivi de ces commandes et s’assurer du respect des délais de livraison.

Réflexion, p. 266

1. Pourquoi faut-il être attentif au bon déroulement de la procédure de passation des commandes ?

Proposition de réponse

La procédure de passation des commandes est importante car d’elle dépendent :

– la qualité des produits ;

– la bonne gestion des stocks ;

– la maîtrise des coûts d’achat ;

– la fiabilité du fournisseur.

2. Pourquoi faut-il suivre les commandes ?

Proposition de réponse

Il est indispensable de suivre les commandes pour connaître les dates de livraison, éviter les ruptures de stock, gérer les stocks et maîtriser les coûts.

3. Quel est l’intérêt du contrat d’achat ?

Proposition de réponse

Le contrat d’achat précise les droits et les obligations de l’acheteur et du vendeur. Souvent tacite, il représente l’échange de consentement entre les parties.

Mise en œuvre, p. 266

1. Passer une commande

a. Préparez le cahier des charges des instruments pour blocs opératoires à usage unique à commander.

Proposition de réponse

(Voir page suivante)

Cahier des charges des produits commandés

Produits Ciseaux bout pointu Ciseaux bout rond Pinces enlèvement de fils Pinces Adson Pinces Kocher Porte-aiguille Ôte-agrafe

Caractéristiques opérationnelles Instruments stériles à usage unique pour blocs opératoires

Caractéristiques techniques Matière Métal gris Mousse Plastique Métal Plastique Métal Plastique stérile

Longueur 11 cm 13 cm 10 cm 10 cm 10 cm 10 cm

Couleur Verte Transparente Transparente

Spécificités – Instruments légers, maniables et résistants

– Emballés dans des sachets stériles individuels : conforme au dispositif stérile NF EN ISO 11607-2

– Produits jetables dès la première utilisation en conteneur de collecte de déchets médicaux tranchants

– Produits conformes aux nouvelles normes de traçabilité des instruments chirurgicaux

Caractéristiques commerciales souhaitées – 5 000 unités de chaque instrument

– Délai de livraison : 3 semaines

– Paiement à 60 jours fin de mois par traite

– Garantie fournisseur

b. Rédigez l’appel d’offres dématérialisé à publier sur un site d’annonces Internet (chaque type d’instrument fera l’objet d’un lot distinct pour 5 000 unités).

Proposition de réponse

Appel d’offres n° XXXX du ../03/N

Matériel médical

Urgent : entreprise de matériel médical de désinfection et d’instrumentalisation pour blocs opératoires (plate-forme d’achat) recherche fournisseur spécialisé dans la production de produits à usage médical pour fabrication d’instruments pour blocs opératoires stériles à usage unique.

L’offre est divisée en 7 lots distincts de 5 000 unités chacun :

Lot n° 1

Ciseaux bout pointu, métal gris, 11 cm

Lot n° 2

Ciseaux mousse, bout rond, vert, 13 cm

Lot n° 3

Pinces enlèvement de fils, plastique transparent, 10 cm

Lot n° 4

Pinces Adson, métal, 10 cm

Lot n° 5

Pinces Kocher, plastique, 10 cm

Lot n° 6

Porte-aiguille, métal, 10 cm

Lot n° 7

Ôte-agrafe, plastique transparent stérile

Remarque : ici, la date de l’appel d’offres est fixée au mois de mars

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