Le sourcing fournisseurs

Étape 1 : le sourcing fournisseurs

Première étape du processus achats, la recherche des fournisseurs doit faire l'objet d'un travail minutieux, notamment si le besoin a évolué et qu'il est nécessaire de rechercher de nouveaux partenaires.

L'acte d'achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles réalisées en accord avec la politique et la stratégie achat. Tout au long de ce processus, l'acheteur se doit d'être à l'écoute de ses prescripteurs internes pour cerner leurs besoins, gérer les relations avec les fournisseurs et anticiper les éventuels risques.

À l'étape du sourcing fournisseurs, deux hypothèses sont possibles. Dans la première, les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déjà partie du panel de l'entreprise. Dans ce cas, ils sont connus, évalués et les risques sont maîtrisés. Dans la seconde hypothèse, le besoin a évolué. Il faut se mettre en quête

de nouveaux fournisseurs grâce à des méthodes de sourcing et d'homologation.

Les 3 grandes étapes du sourcing

Le sourcing se déroule en trois grandes étapes :

- La recherche de données macroéconomiques. Celle-ci est caractérisée par l'identification d'une zone géographique à explorer, par la qualité du produit ou du service à partir de la définition d'objectifs opérationnels et, enfin, par le produit ou le service lui-même. Tous ces aspects sont croisés pour permettre l'identification des fournisseurs potentiels par pays.

- La collecte d'informations. Les fournisseurs potentiels sont contactés et

répondent à des demandes d'informations (Request for Information, RFI). Si le sourcing est international, les ambassades à l'étranger ainsi que les douanes peuvent renseigner sur les produits des fournisseurs.

- La réalisation d'une cartographie à partir de toutes ces données, un travail parfois extrêmement long et délicat. Une fois les fournisseurs ciblés, il faut les homologuer avant de pouvoir les consulter. L'homologation passe par des RFI complémentaires et des audits des fournisseurs. Le but est de minimiser les risques financiers, de fiabilité technique ou les capacités logistiques. Le fournisseur non homologué peut faire partie de la phase prototype où les investissements seront moindres pour lui.

Étape 2 : soigner son appel d'offres

Étape incontournable, l'appel d'offres sera mené par un acheteur spécialisé ou par l'acheteur leader, selon l'organisation de la structure. Petit rappel de la composition du dossier...

Dans une démarche traditionnelle d'appel d'offres, il convient de déterminer quels collaborateurs auront la responsabilité du lancement. L'équipe est composée différemment selon les situations. Dans une organisation achats centralisée, l'acheteur spécialisé concerné par le produit ou le service lance l'appel d'offres. Au sein d'une organisation décentralisée forte, l'appel d'offres sera mené par l'acheteur leader. Lorsqu'il s'agit d'achats non stratégiques délégués aux utilisateurs, l'appel d'offres peut rester sous leur responsabilité.

La composition du dossier d'appel d'offres

Le dossier comprend plusieurs documents :

- une lettre d'introduction qui présente le contexte de la consultation, les objectifs visés et la date limite de retour des offres ;

- un accusé de réception que doivent retourner les fournisseurs en tenant compte du délai de réponse ;

- un guide de l'appel d'offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement ;

- le cahier des charges des produits ou services ;

- les termes et conditions de l'établissement d'une relation d'affaires ;

- un questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur ;

- un guide de réponses qui précise les supports à utiliser, les formulaires-types, les

délais ;

- des annexes, s'il y a lieu.

Tous ces documents sont à envoyer aux fournisseurs, soit par courrier postal, soit par e-mail. Néanmoins, les grandes entreprises utilisent le plus souvent des portails électroniques de gestion d'appels d'offres.

Étape 3 : décortiquer les candidatures

Une fois l'appel d'offres lancé et les candidatures reçues, ces dernières doivent faire l'objet d'une analyse détaillée. Il convient tout d'abord de déterminer des critères éliminatoires, avant de soumettre à une analyse plus détaillées les offres restantes.

Première étape de sélection : les critères éliminatoires

L'analyse des offres se déroule généralement en deux temps. La première étape de présélection s'effectue sur la base de critères ayant un caractère éliminatoire. Il peut s'agir d'une compétence technique particulière, d'équipements industriels spécifiques ou de la localisation géographique, etc.

Il est ainsi évident qu'un fournisseur de services de restauration uniquement basé à Lyon sera écarté pour une prestation à Paris. Les fournisseurs ayant franchi la première étape proposent des solutions a priori conformes au cahier des charges.

Deuxième étape : l'analyse multicritère

La seconde étape consiste à faire une analyse multicritère des offres restantes afin d'opérer le choix final. Cette analyse doit être formelle et explicite. Elle permettra de communiquer sur la décision en interne mais aussi vis-à-vis des candidats non retenus pour qu'ils soient plus compétitifs à l'avenir.

Étape 4 : employer une bonne grille de lecture

Après la première sélection des offres, plusieurs critères sont retenus pour mener une analyse plus poussée : certification, coût global d'acquisition, conditions commerciales... Cette analyse permet également de commencer à préparer la négociation.

La certification, un critère de qualité

Le premier critère de sélection

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