Les Facteurs de perte de temps

3- LES FACTEURS DE PERTE DE TEMPS

La mauvaise gestion du temps et la contre performance de l’Administration publique :

Sources : "Etude sur l’amélioration de la performance de l’Administration publique béninoise dans la Gestion du temps", PNUD, Mars 2006, Rapport réalisé par Afrique Conseil.

Selon le rapport de cette étude, la perte du temps dans l’Administration publique béninoise est multidimensionnelle. Elle tient à des considérations : Économiques et matérielles

- Conditions de travail qui influent sur la gestion du temps outils de travail ou de communication parfois défectueux ou insuffisants ;

- Promiscuité dû au manque de locaux et sources de relations interpersonnelles informelles et de diversions

- Qualité du cadre de travail (visibilité, aération, bruit) qui rend le cadre de travail répugnant.

- Niveau des salaires non en phase avec progression de l’indice des prix à la consommation d’où tendance à voler « le temps de l’État » par les fonctionnaires qui devaient être des homo économicus.

- Socioculturelles et psychologiques

• la solidarité de famille, de clan, de religion prime sur la logique de rendement.

• une cérémonie privée peut mobiliser toute une Administration

• le souci d’appartenance communautaire prime sur l’intérêt général ou celui de l’organisation. Ceci se traduit par de nombreuses absences au service pour des raisons privées.

• Les facteurs de perte de temps sont entre autres :

•les réunions trop longues et trop fréquentes

•les manifestions officielles qui ne démarrent pas à l’heure et qui durent longtemps ;

• les visites intempestives (visites marchandes, privées, professionnelles) ; • les interruptions incontrôlées des collaborateurs ainsi que des supérieurs hiérarchiques ;

• les appels téléphoniques incontrôlés ;

• le courrier qui interrompt à longueur de journée ;

• la recherche d’information à son propre niveau ou au niveau des collaborateurs (à travers un courrier ou un dossier…)

•les coupures d’électricité ou les pannes diverses ; les questions d’ordre privé ( familial, empêchements personnels )

• les cérémonies et manifestions privées qui ont des impacts sur la gestion du temps des agents (fatigue extrême au retour des Week-ends, mauvais rendement, retard au service du lundi matin, retard dans le traitement des dossiers, souci d’agent, mauvaises humeurs, mauvaise santé.

- D’autres pertes de temps sont aussi imputables à l’organisation de l’entreprise :

information insuffisante en raison d’une mauvaise communication avec les responsables ou les collègues ; d’où recherches, attentes…

réalisation de tâches inutiles ou peu importantes qui auraient pu être effectuées par d’autres personnes.

Les règles simples pour gagner du temps

Entre deux moyens d’exécution, choisir le plus rapide.

Eviter les interruptions pour se concentrer sur le travail à faire.

Terminer tout travail commencé (un travail inachevé est pesant en mémoire et exigera une remise en train).

En accord avec le responsable, savoir déléguer…mais contrôler les résultats.

Se ménager des pauses et des plages de sécurité pour les imprévus.

Pour transmettre une information simple, au lieu d’écrire une lettre est-il possible de téléphoner, ou, mieux, envoyer un mot par télécopie ?

Grouper les appels téléphoniques à donner ; prévoir des plages pour les rendezvous.

Ne pas se laisser accaparer par les collègues ; savoir refuser.

4- COMMENT GERER LE TEMPS ?

Bien gérer le temps consiste à planifier, placer par priorité, déléguer et organiser les activités quotidiennes.

Mener à bien une activité suppose l’accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé :

- détermination des objectifs -motivation • fixation de

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