L'audit Public

1. Les services intervenants

Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à accomplir) :

1.1- Service « Administration des ventes ». Distinct du service des ventes, il est essentiellement chargé du traitement et du suivi de l’exécution de la commande clients.

1.2- Service « Approbation des crédits ». Il est essentiellement chargé pour les ventes autres qu’au détail de donner son approbation avant le traitement de la commande. L’activité de contentieux lui est généralement rattachée.

1.3- Service « Expédition ». Il doit s’assurer qu’aucune marchandise n’est livrée sans autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre de travail, etc.) Il est souvent souhaitable que ce service soit distinct du service des réceptions.

1.4- Service « Facturation ». Rattaché généralement au service comptable, il prend en charge l’établissement des factures à partir d’informations communiquées par les autres services.

1.5- Service « Comptes clients ». Il enregistre les factures et doit s’assurer que le total enregistré correspond aux éléments transmis par le service « Facturation ».

2. Acceptation, traitement et exécution de la commande

2.1- Objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne doit garantir :

- Que toutes les commandes sont traitées rapidement. Cette pratique permet d’entretenir de bonnes relations avec les clients et prévient les oublis

- Que les conditions de la commande sont acceptables ; elles doivent être, en effet, étudiées avec soin avant d’accepter la commande. Le prix offert et les délais de paiement sont-ils acceptables en égard à la politique de la société ? Les marchandises commandées sont-elles en stock ? Où ces marchandises doivent-elles être livrées et par quel moyen de transport ?

- Que le client est solvable : la commande reçue ne doit pas impliquer un dépassement du crédit maximum qui lui est alloué. S’il s’agit d’un nouveau client, on examine le problème de sa solvabilité si la commande est importante.

2.2- Organisation correspondant à ces objectifs

Les éléments suivants sont, en général, à la base d’une organisation satisfaisante.

a) Toute commande (téléphonique, écrite ou transmise par les représentants) est enregistrée quotidiennement et chronologiquement. Un bon de commande est établi en plusieurs exemplaires prénumérotés.

b) Le bon de commande est soumis à une personne responsable pour approbation des conditions de la commande. Ce refus ou cette acceptation est matérialisé par une mention expresse sur les différents exemplaires du bon de commande.

c) Le bon de commande est soumis à l’approbation d’une personne responsable de l’octroi des crédits. Il est souhaitable que des limites de crédit et des délais maximums de paiement aient été fixées, soit par la direction de la société pour l’ensemble de ses crédits, soit par un responsable de rang élevé pour chacun d’entre eux.

Ces limites doivent être observées et appliquées par l’ensemble du personnel responsable de l’acceptation des commandes et de la facturation, par exemple en soumettant l’approbation des commandes « clients » à un service « surveillance des crédits » (ou à une personne responsable de cette tâche).

Ce service doit s’enquérir de la fiabilité et de la surface financière des nouveaux clients, notamment auprès des banques. Il doit également, dans le cadre d’un bon contrôle, être tenu au courant régulièrement et rapidement des factures impayées, des soldes arriérés et des dépassements des limites de crédit.

Il aura également avantage à conserver, sur fiches par exemple, le passé financier de chaque client.

C’est en considération du passé du client, de la connaissance de son arriéré actuel, de ses références externes, que le responsable de l’octroi des crédits est en mesure d’approuver les conditions de paiement notifiées sur les doubles des bons de commande destinés à contrôler l’expédition et la facturation.

d) Une fois la commande acceptée, il faut en prévoir l’exécution. A cette fin, un exemplaire sera transmis :

- Au service de production et/ou au magasin de stockage

- Au service de livraison.

3. Facturation

3.1- Objectifs du contrôle interne

Que le système soit manuel ou automatisé, les procédures de livraison et de facturation doivent donner l’assurance :

- Que les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux quantités commandées

- Que les prix sont correctement appliqués et que les différents rabais ou remises sont accordés en fonction de l’examen des contrats passés avec les clients ; les abandons de créances et les remises exceptionnelles doivent faire l’objet d’une autorisation spécifique

- Que la facture est correctement établie

- Que la facture est arithmétiquement correcte.

3.2- Organisation correspondant à ces objectifs

a) Saisie des quantités livrées. Elle peut être effectuée à partir :

- Des bons d’expédition ou de livraison des marchandises

- Des bordereaux de vente au comptant

- De documents spécifiques et propres à chaque entreprise pour les services rendus et les produits divers

Les quantités livrées sont à rapprocher du bon de commande pour vérification de concordance.

b) Détermination des prix à appliquer et abandons de créances.

- Les prix utilitaires soient revus périodiquement par la direction

- Les prix unitaires pré-listés soient effectivement appliqués aux clients sur les factures.

Il est nécessaire que la politique de remises et d’escomptes soit précisée sous forme d’une note interne de la direction et que l’appréciation n’en soit pas laissée au personnel administratif.

...