Fiche stage: Cours Privé Lafayette

Cadre de la réalisation

Raison sociale : Cours Privé Lafayette

Secteur d’activité :

Enseignement supérieur hors contrat

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T12.4. Facturation et suivi des règlements et des relances

T13.2. Traitement et suivi des réclamations

Dates de réalisation :

15 mars – 19 mars DUREE DU STAGE Durée de la réalisation :

4 jours

Contexte de réalisation :

Dans un centre privé les parents sont les clients. Ils signent un contrat de formation et ensuite régulièrement reçoivent des factures au trimestre afin d’indiquer le montant dû. Ce montant est fourni par la direction qui indique les nombres d’heures à facturer. Il doit mettre en place l’envoi des factures et en assurer le suivi. Il est donc responsable de la facturation et de traiter les relances des impayés.

Il arrive parfois également que les clients ayant reçu des factures viennent la contester à l’accueil. Dans ce cas il doit fournir des informations générales et/ ou les orienter vers la direction.

Contexte relationnel :

Je suis sous la responsabilité du directeur du centre qui me donne les indications pour la réaliser la facture. Et je suis en rapport avec le directeur qui gère les problèmes relationnels liés aux factures.

Objectifs :

L’objectif de ma mission est d’automatiser la facturation afin d'éviter les erreurs de saisie, les omissions et réaliser un gain de temps.

Il s’agit aussi de maintenir la relation commerciale.

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels):

C’est un réseau local de deux PC de type peer to peer.

Matériel : Un ordinateur, une imprimante

Logiciel : Le tableur Excel version 2007, Le progiciel Ciel Gestion Commerciale

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

1. Je récolte tout d’abord des informations relatives aux classes (la section ainsi que les options diverses), aux élèves (nom, prénom, nom des parents, adresses, CP, ville, classe, option) ainsi qu’aux tarifs par niveau (par trimestre).

Par la suite j’établi les factures via Ciel Gestion Commerciale.

2. Suite à l’envoi de facturations trimestrielles, certains clients viennent se plaindre à l’accueil.

En effet la facturation se faisant par différentes stagiaires, les informations concernant les élèves qui prennent en cours d’année les cours ne sont pas toujours transmises. Certain clients se plaignent du montant facturé par l’établissement. Il peut y avoir des erreurs concernant les réductions.

3. Lors

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