Diagnostic des situations organisationnelles et communicationnelles

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Expéditeur : Moi-même

Destinataire : Madame César

Assistante Manager

Dijon,

le 19 janvier 2015

RAPPORT D’ETUDE

Objet :

Diagnostic des situations organisationnelles et communicationnelles

L’entreprise Dijonnaise est un groupe qui a été créé en 1945. Elle est sue s’implanter sur le marché et s’est spécialisée dans les travaux publics et le bâtiment. Au fil du temps, ses objectifs à long termes sont de développer des valeurs qui lui sont propre tant dans le professionnalisme, le respect des engagements pris, un état d’esprit constructif et la communication externe et interne.

Mme César embauchée depuis quelques années dans le groupe est l’assistante de Monsieur Vollay, manager. Monsieur Vollay étant beaucoup prit, l’assistante et lui ne se voit qu’une fois par semaine pour faire le point. Lors de cette mise au point on constate de nombreuses faiblesses et erreurs commises par Madame César en matière de communication et d’organisation.

Quelles sont les causes et les moyens a adopté pour une meilleurs collaboration ?

Dans un premier temps, nous constaterons les causes de ces difficultés de communication et en second plan, nous proposerons des différentes solutions pour une meilleure collaboration.

I. Diagnostic de cette situation sur un plan communicationnel et relationnel.

A. Sur un plan communicationnel et relationnel

1) Lors de la communication téléphonique de Madame César différents problèmes sont relevés :

 Mme César manque de professionnalisme et de politesse lorsque qu’elle téléphone à son manager elle ne s’excuse pas de le déranger et l’appel par son prénom, ce qui n’est pas approprié.

 Elle a appelé son manager alors qu’il était en réunion de chantier. Une telle initiative doit être prise lorsqu’il y a urgence hors dans ce cas, c’est pour réservé un restaurant.

 Elle profite d’un appel professionnel afin de satisfaire ses besoins personnel. En effet, elle appel son manager sous motif de réserver un restaurant pour le lendemain. Cependant, elle demande également de quitter son poste à 16h00 afin d’emmener son fils à l’orthophoniste. Une telle demande ne peut pas se faire à un moment aussi inapproprié tel qu’une réunion professionnelle, et encore moins prétexter un besoin professionnel afin de satisfaire un désir personnel

 Elle promet de rendre le dossier « Savem » pour le soir même alors qu’elle sait pertinemment qu’elle n’a pas tous les éléments. Cela peut provoquer du stress et des tensions supplémentaires

2) Les enjeux face aux arguments

Dans cette situation, différents enjeux font face aux arguments précédents :

 L’enjeu informatif : l’Assistante transmet des informations à son manager sur sa situation personnel, en effet elle demande de finir à 16h le vendredi.

 L’enjeu relationnel : une relation est maintenu entre les deux collaborateurs, l’Assistante veut obtenir des informations précise par rapports au nombre de place à réserver au restaurant. Concernant le dossier « Savem », le manager impose un délai de retour du dossier à son assistante.

3) les stratégies adoptées face aux arguments

De la part de l’Assistante :

Mme César utilise la stratégie de coopération. En effet, elle exécute les ordres de son manager pour arriver à un but commun.

De la part du manager :

Mr Vollay est dans la stratégie de résistance et d’évitement. Il est plutôt réfractaire au dialogue avec son assistante, il le fait ressentir avec de l’agacement et de l’énervement. La communication est donc difficile, il répond vaguement aux interrogations de son assistante et fuis au maximum le dialogue. Enfin, il rompt la communication avec son assistante en raccrochant brusquement au téléphone.

Le manager et l’assistante opère différemment, il y a une mauvaise cohésion d’équipe, Il n’y a pas le même investissement de la part des deux personnes, une communication brève et brutal est présente ce qui démontre les tensions existante entre les deux collaborateurs.

B) Diagnostic de cette situation sur un plan organisationnel et technique.

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