Commentaire CR du 09-03-16

Commentaire d’un compte rendu de réunion par Antoine CLARET

Introduction

        Dans le but d’améliorer le travail de notre équipe sur sa façon de communiquer, il est essentiel de poser un raisonnement sur un point important de notre projet : les comptes rendus de réunion. Le compte rendu que nous allons étudier ici date du 09 mars 2016 et a été pris en note et mis en page par le secrétaire du BDE ISEL 2016, Mr Constant NICOLAÏ. Ce compte rendu fait suite à une réunion de conseil d’administration du BDE élu en décembre 2015. Ce conseil d’administration où tous les membres du bureau (16 personnes) sont convoqués avait pour but de faire un point sur l’avancé des différents pôles et notamment en matière d’événements, de nouveauté dans les moyens et de l’avancé dans le choix de « goodies » prochainement mis à disposition des élèves (décisions prise lors d’un CA précédent).  Nous pouvons donc étudier si ce compte rendu reflète l’intégralité de la réunion et si la forme est au service du fond. Pour y répondre nous verrons donc dans un premier temps les différentes caractéristiques d’un compte rendu de qualité puis nous dégagerons les différents points positifs mais également négatifs de ce rapport.

Les caractéristiques d’un compte rendu de qualité

        Afin de pouvoir apporter une réflexion structurée et bien positionner la qualité du compte rendu étudié, il me paraît essentiel de rappeler quels sont les points essentiels qui permettent de construire du mieux possible un compte rendu.

Les premiers éléments essentiels que l’on remarque d’un regard se trouvent dans le titre et l’en-tête du compte rendu. Le titre doit en effet comporter le nom du projet en question ainsi qu’un numéro de compte rendu. Dans l’en tête, il est absolument nécessaire de pouvoir trouver le motif de la réunion, sa nature ainsi que les informations sur la date, l’heure et la durée totale de la réunion. Les acteurs présents et absents doivent être indiqués ainsi que les personnes qui sont concernées par ce document. Il me paraît également essentiel de pouvoir retrouver l’ordre du jour tel qu’il a été préalablement transmis aux différents participants de la réunion. Au final, cette structure, essentielle comme je l’ai dit, doit se retrouver au début de tout compte rendu pour permettre à n’importe quel absent par exemple de retrouver rapidement les informations essentielles de la réunion.

Dans l’évolution du compte rendu nous devons retrouver les différentes informations liées à l’objet de la discussion. C'est-à-dire ce qui a été décidé précédemment, les problèmes qui auraient pu être soulevés et dont l’équipe attend des réponses et enfin les personnes qui sont en charge de cette partie du projet. Il est très important de noter cette dernière information afin d’améliorer la communication au sein de l’équipe et que personne ne perde de temps pour savoir à qui s’adresser concernant tel ou tel sujet du projet. Les remarques et les questions de chacun durant l’exposé doivent être notées pour pouvoir réclamer des réponses dans le futur. Il paraît également évident que toute décision d’équipe qui est prise soit rapporté dans le compte rendu, les échéances qui sont établies et auxquels on demande à la personne en charge de faire retour sur les actions entreprises doivent également être indiquées. Il est important que cette partie soit la plus claire possible, qu’elle transmette correctement les échanges pertinents mais sans pour autant être fouillis et qu’il soit nécessaire de trier l’utile au futile lors de la lecture.

A la fin du compte rendu il est nécessaire de rappeler tous les points clés de la réunion, résumant les objectifs fixés à chacun, les personnes en charge de chaque partie du projet ainsi que les moyens et les dates importantes qui ont été décidés.

 Les points positifs et négatifs du compte rendu

        Les points positifs

                Dès que l’on observe ce document on remarque directement que l’utilisation d’une structure générale permet de simplifier grandement la vie du lecteur. On retrouve avec beaucoup de clarté certaines informations essentielles de début de compte rendu. Le premier encadré est en effet consacré uniquement à fournir le type de réunion, les participants, la date ainsi que l’heure du rendez-vous. La structure utilisée est vraiment utile également dans la suite du rapport. Celle-ci permet de distinguer rapidement les sujets concernés par la discussion avec chaque pôle, d’établir les conclusions suite à la discussion et de détailler les mesures mises en place et qui en est le responsable.

La structure mise en place tout au long de ce rapport est très importante et améliore fortement la clarté du compte rendu, elle permet également d’utiliser la même construction pour chaque pôle (donc pour tout le compte rendu) mais également pour les futurs comptes rendus qui pourront s’appuyer sur la même construction. Cela permettra à un membre de l’équipe de ne pas être surpris en passant d’un compte rendu de réunion à un autre.

Le rédacteur du compte rendu a porté un soin particulier à noter les décisions concernant les responsables de telle ou telle mission, tout est absolument inscrit et ainsi chacun peut se référer à la bonne personne s’il a besoin de précision ou pour apporter son aide à une mission évoqué dans ce document.

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