Comment devenir efficace en s’organisant de la bonne façon

Comment devenir efficace en s’organisant de la bonne façon

Publié le 23 août 2010 par Gautier Girard dans la rubrique Gestion du temps efficace, efficacité, organisation, planifier, flux de travail, maitrise, imprévus, stress, surmenage, échéancier

Quelques astuces très simples afin de structurer et organiser son emploi du temps d'entrepreneur, pour ne plus se sentir débordé par les tâches et imprévus.

Vous l’avez sûrement déjà remarqué : la vie n’est pas un long fleuve tranquille, surtout lorsque vous êtes un entrepreneur. Même si vous avez déjà automatisé un certain nombre de tâches récurrentes (prospection, actions pour fidéliser vos clients, traitement des commandes, administratif….), il y a toujours tout un flot d’imprévus qui vient chahuter vos journées. Ce peut-être un problème avec un fournisseur, un dégât des eaux dans votre local ou même chez vous, une proposition intéressante à étudier, le cadeau pour l’anniversaire du Tonton René à trouver, vos prochaines vacances à organiser…..Et lorsque toutes ces demandes arrivent en même temps, ce qui est souvent le cas, il est difficile de ne pas se sentir submergé. Résultat : votre esprit est parasité par des pensées confuses, vous vous sentez stressé, et vous perdez en efficacité.

Mais cette situation est loin d’être une fatalité. En appliquant les fondamentaux d’une solide organisation, vous allez voir votre quotidien se transformer. Le principe est très simple.

D’abord, listez vos préoccupations du moment, qu’elles soient professionnelles ou privées, de la façon la plus simple et synthétique possible. Cela peut être par exemple : “Le loyer élevé de ma boutique”, ou même “Faire du sport”.

Ensuite, notez le résultat que vous souhaiteriez obtenir. Si je poursuis avec mon exemple sur le “loyer élevé de ma boutique”, votre objectif peut-être “Diminuer mon loyer commercial”.

Dans la foulée, et sans remettre une fois de plus au lendemain, inscrivez quelles peuvent être les premières actions concrètes à réaliser pour débloquer la situation. Formulez-les très simplement : “Négocier avec le propriétaire”, “Regarder sur Internet les prix des autres locaux dans le département mais aussi dans la région.”, “Rechercher un local plus petit”….

La deuxième et la troisième de ces actions peuvent être réalisées immédiatement : il vous suffit de faire une première recherche sur Internet. En quelques minutes, différentes options tangibles se présenteront à vous et vous pourrez commencer à vous attaquer à cette situation qui vous semblait de prime abord inextricable.

La première action demande plus de temps ? Pas de problème, il vous suffit simplement de la traiter en décidant de la reporter mais en fixant dès à présent un échéancier : “Je ne peux pas négocier avec mon propriétaire à chaud, mais je peux l’appeler dès maintenant pour prendre rendez-vous et m’y préparer et entamer cette négociation dans deux semaines.”

Ce système, basé sur l’action, a l’avantage de vous redonner motivation et confiance en clarifiant rapidement la situation. Avec un peu de pratique, vous apprendrez à intégrer chaque nouvelle tâche dans un système organisationnel fiable et vous reprendrez ainsi la maîtrise du flux de travail. Pour tous les

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