Chapitre 5 : L’analyse des processus administratifs

Chapitre 5 : L’analyse des processus administratifs

Dans toutes les entreprises il est important de s’intéresse à la manière dont les activités sont structurés.

Un processus est un ensemble de tâche réalisé de manière séquentielle (se suive) ou parallèle par une ou plusieurs personnes. L’analyse du processus permet de constater des anomalies afin de proposer des améliorations.

I. Les constituants d’un processus

Un processus transforme des informations collectées en information traitée pour obtenir un résultat donné. Un processus comprend les éléments suivants :

- Les acteurs (qui jouent un rôle)

- Les tâches

- Les flux d’informations (de qui jusqu’à ou)

- Les délais

- Les règles de gestion qui sont les instructions pour effectuer les tâches (fiche de procédure)

La représentation d’un processus est nécessaire pour mener à bien son analyse. Cela implique d’avoir préalablement repérer

- Objectif du processus

- Le déclencheur du processus qui peut être le client ou une personne en interne

- La fin du processus qui correspond à ce qui doit être livré et à qui.

Pour analyser un processus il convient de répondre au cinq question suivante :

- Qui intervient dans le processus ?

- Que fait – il ?

- Quand intervient – il ?

- Avec qui ?

- Comment intervient – il ?

AG doit savoir traduire les processus sous forme schématique. Pour représenter un processus, il existe deux principaux outils :

o Le diagramme des flux d’information

Le flux d’information est l’échange d’information entre 2 acteurs. Le diagramme de flux permet donc de visualiser les échanges d’information entre les différents acteurs.

Principes d’élaboration :

- Les acteurs sont représentés par des cercles. Pour les acteurs internes le trait du cercle est plein, et acteur externe est en pointillé

- Il faut tracer des flèches entre les acteurs pour matérialiser les flux d’informations

- Il faut indiquer ay dessus de chaque flèche la nature de l’information

- Si les flux interviennent dans un ordre chronologique, il faut numéroter les flux d’information.

Exemple : diagramme de flux : traitement d’une demande de formation

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