Chapitre 1: Analyser les activités administratives

Chapitre 1

Analyser les activités

administratives

Le chef d’entreprise prend au quotidien de multiples décisions relatives à la gestion. Un(e) assistant(e) de gestion PME-PMI efficace doit être en mesure d’aider dans la préparation et le suivi des décisions de l’encadrement.

Au travers des problèmes organisationnels observés chez Glob’Aventures, il s’agira d’’analyser des activités administratives et de résolution de problèmes qui faciliteront les prises de décision les managers.

Situation professionnelle : Glob’Aventures

Réflexion

1. Quels sont les problèmes posés par la fusion de ces deux entreprises ?

Ambiance = habitude du personnel, culture & organisation (poste flou) = tension entre les salariés et répercutions sur l’image de l’entreprise.

2. Quel intérêt présente un diagnostic interne ?

Mettre en évidence les forces et les faiblesses. Transformer les faiblesses en forces (apporter des solutions)

3. Quelles sont les grandes étapes d’un diagnostic ?

1 = l’analyse de l’existant (situation qui pose problème)

2 = l’élaboration des orientations (propose, planifie et choisie des solutions)

3 = la présentation des conclusions

Mise en œuvre

1. Analyser les données

 Calculez le taux d’absentéisme global et par catégorie de personnel (tableur) et représentez graphiquement l’évolution des absences. Analysez ces résultats.

- CONSEILS METHODOLOGIQUES –

a) Au préalable, calculez les totaux par catégorie de personnel pour chaque mois puis pour le semestre à partir du tableau ci-dessous.

Catégorie de personnel Nb de salariés Motifs Janv N Fev N Mars N Avril N Mai N Juin N Total %

6 salariés dont 1 Maladie 3 6 12 10 9 13 53

Personnel administratif mi-temps et 5 Accident de travail 3 1 1 5

et comptable temps plein Autre 1 1 2 2 4 5 15

Total 4 7 17 13 14 18 73 2,87

Personnel vente 8 salariés dont Maladie 15 18 12 15 16 18 94

6 mi-temps et 2 Accident de travail 1 4 2 7

temps plein Autre 6 5 2 4 5 7 29

Total 22 23 18 21 21 25 130 5,12

Organisateurs de voyages 6 salariés Maladie 1 2 3 1 7

Accident de travail 10 2 12

Autre

Total 1 12 5 1 19 0,75

Total des abs 27 42 40 35 35 43 222

Effectif total 20 J/travaillés du mois 22 20 21 22 21 21 127

Taux d'absentéisme global 8,74

bCalculez le taux d’absentéisme global et par catégorie de personnel sur Excel.

a. .Représentez graphiquement l’évolution des absences pour chaque catégorie de personnel.

Fichier(s) :

b. Analysez les résultats de la question b. et c.

 Recensez les causes des malaises en complétant le diagramme causes-effets ci-dessous.

 Effectuez une représentation graphique de ces éléments de réponse en suivant les étapes ci-dessous et commentez-les.

a. Totalisation des points obtenus par niveau d’appréciation ;

b. Représentation graphique ;

c. Commentaires et analyse des éléments qui posent problème.

a. Totalisation des points obtenus par niveau d’appréciation ;

Totalisation des points obtenus par niveau d’appréciation

Mauvais Moyen Bien Très bien Total

Accueil dans les bureaux

Accueil téléphonique

Renseignements contenus dans les brochures

Renseignements fournis par les fiches techniques

Renseignements fournis au moment de l’inscription

Totaux Rubrique « Informations »

Accueil aux aéroports de départ et d’arrivée

Voyage en avion

Hébergement en hôtel

Hébergement en gîte

Autres types d’hébergement (bivouac, bateau…)

Nourriture

Totaux Rubrique « Vol, restauration, hébergement »

Le guide était-il sympathique ?

Le guide était-il disponible ?

Le guide était-il efficace ?

Le guide avait-il des connaissances culturelles ?

Équipe locale

Matériel mis à disposition

Rythme du voyage

Circuit

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