Analyse de la gestion des dossiers de soumission aux appels d'offres

PRÉPARER E5 EN 1RE ANNÉE

DEVOIR 2 « CAS CBC FRANCE »

I. Diagnostic et proposition de solution

Émetteur : L’assistant

Claude VEAUGELON                                                                                    Destinataire : M. Patrick MAGARY

                                                                                                                      Chef d'agence de l'antenne de Toulouse

                                                                                                                          Toulouse, date

Objet : Analyse de la gestion des dossiers de soumission aux appels d'offres

PJ :

Rapport

Introduction

Vous êtes inquiet de la gestion des documents (Trop de procédures, document égarer, etc. ).                                  Annonce du plan

1. La gestion des documents (diagnostic)

1. La transmission de document

- Actuellement la transmission de document se fait en trop grand nombre (certain document s'égarer).                                                                                                                                                                                                          - Trop de procédures dont certaine compliquée, mais pas forcément utiliser par les employés.                                           - Document de projet terminé que l'on ne parvient pas à retrouver.                                            

2. Gestion des fichiers par informatique ( ordinateur, internet )

- Tous les sites n'ont pas la même organisation.                                                                                                                      - Peut de confidentialité sur les ordinateurs, par mail et sur le site web.                                                                                - Manque de compétences informatiques en matière de gestion des fichiers pour retrouver un dossier ancien d'un autre         site.                                                                                                                                                                                            - Les employées n'utilise pas l'espace collaboratif, chacun d'entre eux préfère sauvegarder leur document sur leur propre ordinateur accessible par son explorateur  Windows.

1. Proposition de solutions

1. La transmission de document

- Pour la transmission de document papier les employées soi le remettre en main propre ou le scanner et l'envoyer par mail.                                                                                                                                                                                         - Réduire les procédures et les simplifiez.                                                                                                                               - Tous les documents archivés doivent être répertoriés sur ordinateur pour que tous les employés y aient accès et simplifier la recherche d'un document.

2. Gestion des fichiers par informatique ( ordinateur, internet )

- Organiser le stockage des documents des espaces informatiques partagés et du réseau afin que chacun puisse accéder aux fichiers nécessaires à son activité.                                                                                                                                     - Élaborer son plan de classement : sa création doit faire l’objet d’une réflexion et d’une démarche collective visant simplement à faire adhérer chaque membre du service qui va en bénéficier. Elle suppose également une réflexion globale sur les missions et les activités de la structure. La pertinence du plan de classement en dépend.                            - Hiérarchiser les dossiers du général au particulier, en fonction des missions et des activités préalablement identifiées, ce qui offre au plan de classement une plus grande longévité.                                                                                               - Limiter les niveaux et le nombre de dossiers qui les composent au sein du plan de classement afin qu’il reste accessible aux utilisateurs, notamment en utilisant les règles de nommage, qui permettent de ne pas multiplier les sous-dossiers.                                                                                                                                                                            - Numéroter chaque niveau de plan de classement. Privilégier la numérotation avec un zéro en préfixe (qui permet de classer les dossiers dans l’ordre croissant). Exemple : « 01_nom_dossier » ou « 001_nom_dossier ».

- Afficher les fichiers en mode détail dans l’explorateur de fichiers pour voir l’ensemble des informations sur une seule ligne (type de document, date de modification, etc.).

- Les intitulés (noms des documents) : employer des termes équivalents aux dossiers papiers. On veillera à ce que les noms d’une même typologie de fichiers soient harmonisés (choisir par exemple entre courriers ou correspondance). Une liste d’intitulés standard peut exister dans la charte de nommage définie collectivement. L’intitulé doit rester succinct (contrainte technique : 256 caractères pour l’ensemble du chemin).

...