TP MAC LYON

TP F4 chapitre 2

Musée d’Art Contemporain de Lyon                

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Objectifs :

        - Anticiper et suivre les évènements

        - Répondre aux urgences et imprévus

        - Mobiliser les fonctionnalités de l’agenda électronique,

        individuel ou partagé

        - planifier les activités

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Vous êtes assistant(e) de manager au sein du Musée d’Art Contemporain de Lyon. L’adresse du site est la suivante : http://www.moca-lyon.org

En février, votre responsable, Directeur de la Communication, vous confie différents dossiers.

Un nouveau service est offert par le Musée d’Art contemporain de Lyon. En effet, il propose aux entreprises qui le souhaitent d’organiser des événements dans ses espaces d’exception.

Le Directeur de la Communication vous demande de préparer un dossier de presse sur ce sujet. Pour cela, vous devrez consulter la rubrique « Locations/Mécénat» du site pour avoir des informations. Il souhaite cibler, dans un premier temps, les grands groupes pharmaceutiques installés sur Lyon et ses environs. Il vous suggère d’élaborer une lettre type accompagnant ce dossier de presse.

1. Rédigez la lettre type présentant les espaces d’exception du Musée, qui accompagnera l’envoi du dossier de presse (vous ne réalisez pas la base de données, créer simplement la matrice avec les variables types).

1. Le groupe Merck souhaite organiser une réception le 18 décembre pour recevoir ses grands comptes clients. A partir de vos connaissances et des recherches effectuées, dressez la check list relative à l’organisation de cette manifestation. L’entreprise Merck se charge des invitations (200 personnes environ). Les prestations proposées lors de cette manifestation seront intégralement gérées par les services du musée.

Par ailleurs, le directeur de la communication, Christophe Garnier se déplace régulièrement. De nombreux partenariats sont tissés avec des musées étrangers. Ce jour, il laisse un message téléphonique à l’assistante stagiaire.

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        Bonjour,

        Ma visite au Metropolitain Museum of Art de New York va se prolonger de deux jours (jusqu’au 15         mars). Pouvez-vous faire le nécessaire et me recontacter par mail. Merci

        Christophe Garnier

Remarques : une chambre était réservée à l’hôtel Marmara Manhattan Hotel New York

301 east 94th Street 10128 New York

1. Face à cet imprévu, quelles sont les actions que doit mener l’assistante ?

1. Contactez par mail Christophe Garnier, en lui confirmant la réservation de deux nuits supplémentaires dans cet hôtel et en lui proposant les différents vols de retour. L’adresse de Christophe Granier est : c.garnier@museelyon.fr

1. Après avoir géré ce contretemps, à quelles vérifications sur l’agenda de Christophe Garnier doit procéder l’assistante ?

1. En utilisant l’agenda partagé de Google Agenda, notez les différents rendez-vous suivants dans l’agenda de Christophe Garnier :

• RdV lundi 19 mars de 8 h à 10 h 30 avec le Grand Lyon – réunion provisoire : elle devra être confirmée par les services du Grand Lyon

• appel téléphonique mardi 20 mars de 18 h à 19 h avec le musée d’Art Contemporain de New York : appel important

• Mercredi 21 mars : déjeuner de 12 h à 14 h avec Jean Pierre : rendez-vous personnel

• jeudi 22 mars de 14 h à 16 h : réunion de service importante

• vendredi 23 mars à 6 h 40 départ TGV Part Dieu

• vendredi 24  mars de 8 h à 16 h : RdV important avec le Musée des Beaux Arts à Paris

1. La direction des Ressources Humaines participe également à la formation des stagiaires. Pour vous sensibiliser à la gestion du temps, le service vous propose de remplir le document ci-après.

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LIVRET INFORMATIQUE : VALIDATION DES COMPETENCES

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