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T12.1 Préparation de propositions commerciales T12.2 Préparation des contrats commerciaux T12.3 Suivi des ventes et des livraisons

Rapport de stage : T12.1 Préparation de propositions commerciales T12.2 Préparation des contrats commerciaux T12.3 Suivi des ventes et des livraisons. Recherche parmi 237 000+ dissertations

Par   •  10 Juin 2019  •  Rapport de stage  •  1 786 Mots (8 Pages)  •  128 Vues

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BTS Assistant de gestion de PME-PMI  à référentiel commun européen – Session 2015

  1. ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes

Épreuve U41 : Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : Deschamps Céline

N° de matricule : 0320767940

Intitulé de la situation de gestion :

Du devis à la commande de bûche de Noël et fouaces pour le « Club du troisième âge »

🗹 Réalisée

 Observée

Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : Boulangerie Pâtisserie Sauvage

Nom propre

Secteur d’activité : Vente en boulangerie

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :  

T12.1 Préparation de propositions commerciales

T12.2 Préparation des contrats commerciaux

T12.3 Suivi des ventes et des livraisons

Dates de réalisation : Du 18 Novembre 2013 au 10 Janvier 2014

Durée de la réalisation : 1 heure et demie

Contexte de réalisation :

Cadre général :

La Boulangerie Pâtisserie Sauvage spécialisée dans la fabrication de produits alimentaires et à leur commercialisation. Est située à 4 place Guillaume de Cunch gère au quotidien des relations avec les clients particuliers ou voir même professionnels.

En tant qu’assistante de gestion, je suis chargée d’être en contact avec les clients. A ce titre, je suis chargé de traiter leurs demandes et d’établir de temps à autre des devis selon leurs attentes de produits sur commande afin de répondre parfaitement à leurs besoins.

Dans ce cadre de gestion des devis, le  18/11/2013, un client fidèle du magasin M. CHARNU vient au magasin pour obtenir un devis concernant l’éventuelle commande de Bûches et de Fouaces pour le « Club du troisième âge » pour la soirée du 25/12/2013 et du 10/01/14, j’ai donc traité le devis le 18/11/2013 que j’ai envoyé au client le jour même le 20/11/2013 le client a reçu le devis. Le jour même, le client nous appelle pour accepter notre proposition et la commande a été passée.Le 10/01/14 le client est venu chercher sa dernière commande, la facture a ainsi fut réglé.

  Acteur qui intervient dans l’activité :

J’ai réalisé cette action en totale autonomie, M SAUVAGE me donne des directives précises concernant la réalisation du devis du client. Ce client est fidèle au magasin depuis la reprise par Monsieur Sauvage en 2000 il est donc important de bien répondre à ses besoins dans les délais les plus brefs. En tant qu’acteur principaux internes, les acteurs concernés sont M SAUVAGE en tant que directeur et moi-même en tant qu’assistante de gestion. Puis en tant qu’acteur externe M CHARNU président du « Club du troisième âge ».

M CHARNU formule le souhait d’obtenir ce devis au directeur puis par la suite Monsieur SAUVAGE, le dirigeant me transmet l’information de traiter le devis. Par conséquent, il me donne les directives précises concernant ce devis.

  Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :

           Les contraintes qui sont présentes dans cette situation sont :

Des contraintes humaines : En effet,  cela demande l’intervention de 4 personnes (le client, le directeur, l’assistante de gestion et le vendeur) il est donc nécessaire que celles-ci travaillent dans une bonne ambiance et que les demandes du client soit bien comprises. La réalisation de cette tâche m’incombe au départ mais après il s’agit d’avoir une cohésion d’équipe et de transmettre toutes les informations nécessaires pour satisfaire le client.

Des contraintes de temps : Le client à un besoin précis avec une échéance précise à savoir ici l’échéance est fixée au 30/11/12. Le client souhaite donc obtenir son devis dans les délais les plus brefs car, il attend le devis pour pouvoir faire des comparaisons de prix avec d’autres boulangeries pâtisseries. Nous devons donc nous organiser pour confectionner la demande à la date souhaitée.

Des contraintes de procédures : dans les procédures internes, lorsqu’il s’agit du traitement de la chaine commerciale dans la mise en place de documents commerciaux, nous devons respecter les procédures à savoir que pour le devis il est prévu que le devis soit traité dans la journée.

Des contraintes financières : il est important d’être réactif dans l’élaboration du devis car cela incombe à la situation financière de l’entreprise. en effet, l’entreprise a tout intérêt de répondre rapidement à la demande des clients pour que le devis soit par la suite transformé en commande.

  Ressource :

          Les ressources sont : la demande du client (prise de notes), la table client ainsi que la table produit (Excel), le devis, la commande, et pour finir la facture.

  Objectifs :

Collecter les informations nécessaires

Elaborer une proposition commerciale

Mettre en forme cette offre commerciale

Assurer le suivi de l’offre commerciale

Rédiger et mettre en forme les différents contrats commerciaux en tenant compte des caractéristiques des clients.        

 

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

           Matériel

Réseau

logiciel

Ordinateur

Photocopieuse

Téléphone

Internet

Suite bureautique Microsoft 2013

EBP Open line PGI

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

1. Visite du client au magasin

Le 18/11/2013 le client se présente à la boulangerie, ce jour là Mr SAUVAGE est à la vente. Après avoir respecté les étapes du processus d’accueil et les rituels d’accès, le client Monsieur CHARNU formule sa demande, il souhaite obtenir un devis pour des galettes et des bûches, Monsieur SAUVAGE l’informe qu’il va transmettre ses infos à l’Assistante de Gestion et qu’il aura une réponse au devis dans la journée. Avant de prendre congé, M SAUVAGE prends note des coordonnées du client à savoir son nom, adresse tél, mail… et demande au client par quel média il préfère recevoir la réponse. Il recevra donc la réponse par téléphone.

2. Transmission des informations par M SAUVAGE à l’assistante

Monsieur SAUVAGE, transmet dès que possible l’information de la demande du client par voix oral à l’assistante.  L’assistante écoute M SAUVAGE et prend des notes sur les caractéristiques précises de la demande.

3. Mise à jour de la base de données clients

Su le logiciel Excel l’assistante vérifie la création du client la table « client » dans ce cas le client est déjà saisi dans la base de données Excel donc pas de mise à jour nécessaire. En revanche si le client n’existai pas il aura était nécessaire de saisir son nom, ses coordonnées, etc…

4. Réalisation du devis

Le devis est réalisé sur le logiciel Excel par l'assistante de gestion, qui est en charge du client. Le devis doit répondre à des attentes particulières du client rendant impossible l’application d’un tarif uniforme. Dans notre entreprise le devis est gratuit. Le client dispose d’un délai pour accepter le contrat si la proposition lui convient. Le devis doit présenter :

  • date de rédaction
  • nom et adresse de l’entreprise
  • nom du client et adresse d’exécution du contrat
  • l'objet : la demande du client
  • corps du devis
  • décompte détaillé de chaque prestation et produit nécessaire (en quantité et en prix)
  • Promotion si voulu (dans ce cas la oui)

5. Création d’un tableau de suivi des devis

Pour savoir où en sont les devis, j’ai créé un tableau de suivi des devis qui inclut les caractéristiques suivantes :

  • Le numéro client
  • Le nom du client
  • Le numéro de devis
  • La date du devis
  • La commande souhaitée :

- La référence du produit

                - Le produit

                - La quantité

                - Le montant HT

  • Le montant total de la commande HT
  • Date de remise du devis
  • Acceptation du devis :

- Oui

              - Non

  • Date d’acceptation
  • Observation

6. Transmission du devis au client

Le devis a était envoyer par courrier le 18/11/13, Monsieur CHARNU a donc reçut le devis le 20/11/13.

7. Acceptation du devis par le client

Le 25/11/13 le client est venu au magasin, et ce jour la c’était la vendeuse qui été au magasin. Le client est venu pour nous dire qu’il a accepté le devis et donc il veut passer une commande de buche et de galette.

8. Passation de la commande

La commande : elle est réalisée par le vendeur en présence du client, elle doit présenter les caractéristiques suivantes :

→ Date de réalisation

→ Le nom vendeur

→ La date de la reprise

→ L'heure de la reprise du produit

→ Le produit voulu

→ Le numéro de téléphone

→ Le nom du client

→ Informations supplémentaires

9. Création d’un tableau de suivi des commandes

Pour savoir où en sont les commandes, j’ai créé un tableau de suivi des commandes qui inclut les caractéristiques suivantes :[pic 1]

  • Le numéro client
  • Le nom du client
  • Le numéro de commande
  • La date de la commande
  • La commande : - La référence du produit

                - Le produit

                - La quantité

                - Le montant TTC

10. Livraison

Le client n’a pas demandé à ce que Monsieur SAUVAGE lui livre ses produits. Monsieur CHARNU passera donc prendre sa commande le 25/12/13 ainsi que le 10/01/14 avec sa facture final.

11. Réalisation de la facture

J’ai réalisé la facture, avec les directives précise de Monsieur SAUVAGE. La facture doit répondre à des attentes particulières. Ces factures doivent mentionner [pic 2]

  • Le nom de l’entreprise
  • L’adresse de l’entreprise
  • Le nom du client
  • L’adresse du client
  • La référence du produit
  • La désignation du produit
  • La quantité

Productions réalisées en entreprise :

        Sur Excel (tableau grapheur)

Devis

Facture

Fiche client

Suivi des commandes

Suivi des devis

Sur Word (traitement de texte)

Commande

Productions réalisées sur PGI* dans le centre de formation ou l'établissement :

Sur EBP Open line (module commercial)[pic 3]

Fiche client[pic 4]

Liste client

Famille client

Fiche article

Liste article

Famille article

Devis

Sur EBP Open line (module Comptable)

Grand livre client

Journal client

Problèmes rencontrés :

Les besoins du client ont été trop rapidement écoutés.

Les directives du directeur sont rapides il faut comprendre tout de suite.

Solutions apportées :

Il faut répondre au besoin du client le plus rapidement possible, il faut prendre le temps de bien écouter et d’écrire les directives et les informations du directeur.

Bilan

Apports pour la PME :

Le directeur obtient de moi une entière confiance dans ce qui est la réalisation de cette situation. Le fait que la demande a été réalisée en temps voulu cela véhicule une image positive, valorisante de l’entreprise.

Bilan personnel :

Je sais dès à présent réaliser le devis et la commande seule, simplement avec les informations du client. Je sais m’exprimée avec souplesse et professionnalisme avec le client.

...

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