Etude de cas Distrifioul

DISTRIFIOUL

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Cécile CANTAU

Cindy LEFEVRE

Tannaz Arian  

                                                                                                                                  Atelier Professionnel     BTS1                    

SOMMAIRE

• Présentation de l’entreprise         P
• Mission 1 : Procédure de facturation        P
• Mission 2 : Organisation comptable         P
• Mission 3 : Etude juridique        P
• Mission 4 : Gestion des ventes        P
• Mission 5 : Gestion comptable des opérations commerciales        P
• Conclusion        P

Présentation de l’entreprise DISTRIFIOUL

L’entreprise DISTRIFOUL compte une vingtaine de salariés, elle est spécialisée dans la vente de fioul domestique et l’entretien des installations de chauffage pour des particuliers et des entreprises.

Le responsable du service comptable a décidé de réaliser la clôture des comptes à la fin du mois, afin de mettre en place le progiciel de gestion intégré SAGE 100 17 pour les modules de gestion commerciale et de comptabilité. Cette migration vers de nouveaux logiciels est la conséquence d'une réorganisation du service comptabilité ainsi que l’acquisition d’équipements informatiques nouveaux.

L’objectif est de permettre de rassembler en une base unique toutes les informations utiles à la gestion de l’entreprise, et d’organiser le déroulement des processus, en définissant les étapes de travail lié aux commandes clients, et le rôle de chacun des acteurs lors de chaque phase du processus.

L’entreprise dispose donc d’un réseau informatique actualisé, équipé d’outils bureautiques de la gamme Microsoft Office 2010, d’outils de communication dont certains sont directement accessibles depuis le PGI : téléphone, messagerie électronique, Internet.

MISSION 1 : Procédure de facturation

On nous demande de créer plusieurs schémas, schémas de processus de commande (entreprise et particulier) et le schéma du processus de l’activité de maintenance.

• Processus de commande :

On explique les différentes démarches effectué. On commence par prendre la commande par téléphone ou mail ensuite on établit une fiche téléphonique (pour les particuliers). Il faut aussi vérifier les plannings des deux livreurs et il y a 2 choix de réponses :

• Soit les livreurs ne sont pas disponibles

Donc sa crée un retard sur commande ce qui entraine une compensation, par exemple une remise.

• Soit les livreurs sont disponibles

Dans ces cas-là on va prendre un rendez-vous, établir de exemplaire d’un bon de commande avec les informations suivantes ; Les références de l’entreprise, les références du client, la quantité et la date de la commande. Et après on fait aussi un bon de livraison en 2 exemplaires avec les mêmes infos de que le bon de commande et la signature sous réserves.

Pour les particuliers on établit la facture le même jour et pour les entreprises elle sera faite dans la semaine. Les renseignements dans la facture sont les suivants ; Référence client/fournisseur, le numéro de la facture, la quantité, la nature du produit, le prix TTC et HT, les remises si il y en a, le montant de la TVA le mode de règlement et la date limite du règlement.

• Processus de l’activité de maintenance :

Dans le processus de l’activité de maintenance il y a 3 parties ;

• Le contrat de maintenance avec les informations suivantes ; Date du contrat, durée du contrat qui est de 1 an, les référence de l’entreprise et du client, l’indication du type de maintenance et l’indication sur la possibilité de résiliation.
• La facture ; Les référence client/fournisseur, le numéro de la facture, la quantité, la nature du produit, le prix TTC et HT, la remise si il y en a une, le montant de la TVA, le mode de règlement et la date limite de règlement.
• L’encaissement ce fait par chèque à la réception de la facture ou plus tard à la date d’échéance.

La seconde partie de la mission 1 est de vérifier que la facture de LEBIHAN Laurence est conforme à la réglementation en vigueur et on doit proposer d’éventuelle modification.

Après avoir analysé la facture on remarque qu’il nous manque les coordonnées de Mme LEBIHAN, si le client est à l’étranger il faut renseigner le numéro intracommunautaire et il manque le taux de TVA.

MISSION 2 : Organisation comptable

-nous avons dû proposer une organisation des journaux

-proposer une codification des comptes « ventes », « clients » et « TVA »

-rédiger l’extrait du registre des procédures correspondant

Nous avons choisi une organisation traditionnelle des journaux :

• Journal d’achat
• Journal de vente
• Journal de banque
• Journal de caisse
• Journal d’opération diverse

Dans le service de comptable il y a 4 salariés pour la tenue de 4 journaux différents car la banque et la caisse constitue la trésorerie donc chaque salarié va se voir affecter la tenue d’un journal.

Un salarié s’occupe du journal de banque et de caisse, un salarié sera chargé du journal d’achat, un salarié sera chargé du journal de vente et le dernier sera chargé du journal d’opération diverse.

Nous avons codifié des comptes de vente avec les comptes 7 pour le fioul c’est une vente de marchandise donc nous avons utilisé les comptes 707 et une prestation de service les comptes 706 Mais aussi les comptes clients avec les comptes 4 et les comptes individuels avec les comptes 41. De plus nous avons codifié les comptes de la TVA avec les comptes 455.

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