Contrôle des documents commerciaux

A1 – 1.2 CONTROLE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX [pic 1][pic 2]

1.2.1 Tenue et suivi des dossiers clients (du devis à l’encaissement)

Cf fiche ressource 1/schéma du processus de vente

1. Règlementation des documents commerciaux

Une entreprise va établir plusieurs types de documents :

• Devis [pic 3]
• Bon de commande (BC)[pic 4]
• Bon de livraison (BL)
• Bon de réception (BR)[pic 5][pic 6]
• Facture  

1. Les mentions obligatoires de la facture : cf fiche ressource 2 (facture type)

•     Entête de l’entreprise (coordonnées, mention légale : SIRET, NAF, RCS, IDTVA,…)
•     Nom et n° du document par ordre chronologique
•     Désignation du client  (coordonnées, IDTVA, n° client,….)
•     Date de la facture
•     Modalité de règlement (au comptant, à 30 jours,….)
•     Date d’échéance
•     Désignation, quantité, PU HT, montant HT, montant brut, montant et taux de TVA, -Net  à  payer et tout autre éléments s’ajoutant ou réduisant le net à payer
•     Les conditions d’escompte et pénalités de retard
•     Les mentions spécifiques en fonction du statut de l’entreprise (ex tva non applicable selon art 293B du CGI…..)

1. Les réductions commerciales :

• La remise : réduction accordée pour fidéliser le client ou si cde importante calcule sur le prix de vente brut HT
• Le rabais : réduction accordée en cas de défaut de m/ses ou de livraison non conforme .elle se calcule sur le prix de vente brut HT
• La ristourne : réduction accordée au client important, elle se calcule sur le CA et par tranche.

[pic 7]

LES REDUCTIONS COMMERCIALES D’UNE FACTURE NE SONT JAMAIS ENREGISTREES EN COMPTABILITES, SEULEMENT SI ELLES FONT L’OBJET D’UN AVOIR

1. La réduction financière :

L’ESCOMPTE : réduction accordée à un client pour un  paiement au comptant ou par anticipation. Elle est calculée sur le net commercial.

[pic 8]

LA REDUCTION FINANCIERE DOIT FAIRE L’OBJET D’UN ENREGISTREMENT COMPTABLE

DEBIT : compte 665 escomptes accordés (charges financières pour l’entreprise)

CREDIT : compte 765 escomptes obtenus (produits financiers pour l’entreprise)

1. Les frais accessoires :

• Les frais de transport :

• Franco de port : le port n’est pas facturé au client et reste à charge du fournisseur (apparait pas sur la facture)
• Port forfaitaire : le fournisseur facture au port forfaitaire soumis à TVA soit aux conditions d’arrivée (risques et périls du vendeur) soit aux conditions de départ (risques et périls de l’acheteur
• Port récupère : le fournisseur se charge de l’expédition par le biais d’un transporteur et se fait rembourser par le client au prix exact (débours)
• [pic 9]

LES ENREGISTRMENTS COMPTABLES SONT DIFFERENTS EN FONCTION DES FRAIS DE PORT APPLIQUES

• Les frais d’emballages :

• Emballages perdus : ni repris ni consigné et absent de la facture de vente
• Emballages consignes ou récupérables : 

• les identifiables : peuvent être conservé par le client pour être récupères par l’entreprise ultérieurement. Ces emballages sont facilement repérables (n° de série) ou si leur durée est supérieur a 1 an d’utilisation, ils sont considérés comme des immobilisations (futs, citerne)
• les non identifiables : ils peuvent être récupéré par l’entreprise mais ne peut être distingués (bouteilles en verre, caisse,…). Ils sont assimiles a des stocks.

[pic 10]

LES ENREGISTREMENTS COMPTABLES SONT DIFFERENTS EN FONCTION DES OPERATIONS SUR LES EMBALLAGES

LES DIFFERENTS ENREGISTREMENTS COMPTABLES DES FACTURES AVEC REDUCTIONS/ET FRAIS ACCESSOIRES

Enregistrement comptable facture avec réductions commerciales

- facture de vente :

-> On enregistre en 411 le prix TTC, et en 707 le net commercial + TVA

- facture d’achat :

-> On enregistre en 401 le prix TTC, et en 607 le net commercial + TVA

Enregistrement comptable facture d’avoir avec réductions commerciales

- avoir client :

-> On enregistre le compte 709 pour le montant de la remise + tva sur le RRR, et en 411 le montant TTC de l’avoir

- avoir fournisseur :

-> On enregistre en 401 le TTC de l’avoir, et en 609 le montant HT de la remise + tva sur montant de la remise

Enregistrement comptable d’un escompte

- facture de vente :

-> On enregistre en 411 le prix TTC, en 707 le net commercial, en 665 au débit le montant de l’escompte + TVA

- facture d’achat :

-> On enregistre en 401 prix TTC, en 607 net commercial, en 765 au crédit le montant de l’escompte +TVA

Enregistrement comptable facture avec frais de port forfaitaire

- facture de vente :

-> On enregistre en 411 le prix TTC, en 707 le net commercial, en 7085 le port forfaitaire + TVA

- facture d’achat :

-> On enregistre en 401 le prix TTC, en 607 le net commercial, en 624 le port forfaitaire + TVA

Enregistrement comptable facture avec frais de port récupérés

- facture d’achat du transporteur :

-> On enregistre en 401 le montant TTC, en 6242 le montant HT + TVA

- facture de vente avec la refacturation du transporteur :

-> On enregistre en 411 le prix TTC, en 707 le net commercial, + TVA + 6242 le HT de facture du transporteur+ tva déductible du transporteur

- facture d’achat avec facture des frais de port :

-> On enregistre en 401 le prix TTC, en 607 le net commercial, +  6241 le montant des frais de port + TVA

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