Devoir DBTS049

Dumont Pauline

262120

GRH

Devoir DBTS049

Rapport portant sur la réalisation d’un diagnostic et de proposition de solutions

De Camille GALIOT,

à Monsieur VANVOORDE

        Dans un premier temps, nous allons mettre en avant la situation actuelle que nous

rencontrons dans l’entreprise.

En effet, en 2010, la SNCF compte environ 165.000 agents, qui se répartissent en plusieurs domaines

d’activités :

        - Le fret : transport de marchandises ferroviaire et routier

        - L’exploitation : voyageurs

        - Le matériel : entretien du parc roulant

        - L’infrastructure, qui concerne l’entretien des bâtiments, des voies et des ponts. C’est dans ce

        domaine d’activité que nous retrouvons l’ingénierie.

Le CIMN (= centre ingénierie Manche Nord) est l’un des huit centres régionaux de l’ingénierie SNCF.

Ce dernier intervient dans les régions Nord Pas de Calais, Picardie, Basse et Haute Normandie.

Il centralise les ressources informatiques sur le site de Lille.

Le système d’information (appelé portail Corail) s’articule autour d’un Progiciel de Gestion Intégré (un

PGI, qui propose des applications de gestion commerciale, financière ou encore RH)

Son accès se fait via un navigateur Internet sur l’URL. Chaque personne participant au projet a un

compte personnel protégé par un mot de passe.

La gestion des documents de travail est également centralisée sur un serveur localisé à Lille, solution

qui permet à tous les collaborateurs des différents sites d’utiliser un espace collaboratif.

A ce jour, chaque intervenant dans les projets n’ont pas pris pour habitudes d’utiliser pleinement

l’espace collaboratif, en effet, ils sauvegardent leurs propres documents dans des dossiers accessibles

par leur exploreur Windows. Le fait que chacun fasse un peu comme bon lui semble créé des problèmes.

L’objectif serait donc de mettre en place un processus de gestion des documents permettant la mise en commun de ces derniers, ce qui permettrait un accès simplifié mais sécurisé.

Nous allons donc mettre en avant les causes possibles du dysfonctionnent et ensuite proposer des

solutions.

        Dans un second temps, nous allons nous intéresser aux causes possibles du

dysfonctionnement et proposer des solutions.

Plusieurs points sont à relever après sondage auprès des acteurs « projet » des divers sites :

        - Pas d’utilisation de l’espace collaboratif : Il serait intéressant de créer un système permettant

aux différents centres d’accéder aux documents rapidement et de manière efficace. Cela

éviterait une perte de temps à la recherche de ces dits documents.

        - Mauvaises habitudes de sauvegarde : Ces dernières font que les documents sont mal classés

et cause des problèmes d’archivage, entrainant une perte de documents considérables

Donner la possibilité à tous les centres d’avoir un seul et même logiciel de sauvegarde.

C’est en phase REA (réalisation) qu’il y a le plus de documents créés et échangés, le coût des documents mal classés et perdus est de 40600 euros….

        - Le manque de formation et la complexité/multitude de procédures : selon les témoignages

recueillis, il en ressort que les acteurs du projet ne sont pas correctement formés aux

différentes procédures de stockage/classement/identification des documents. Il serait donc

préférable de mettre en place une seule et même façon de stocker, classer et identifier les

documents pour une recherche facile et donc un gain de temps.

Tous les salariés seraient formés à cette même façon de faire ainsi cela permettra une

meilleure gestion des documents et une réelle qualité de travail sans égarer les documents.

        - Le manque de confidentialité : est par conséquent engendrer par l’archivage anarchique.

        - éloignement des sites géographiques

Ces dysfonctionnements de la gestion des documents sont un réel problème interne mais externes

également car ce sont des processus qui doivent être suivis par nos partenaires. Ainsi, ces difficultés

organisationnelles ont de réelles répercussions autant sur le plan technique que financier.

A partir de l'analyse précédente, plusieurs solutions sont envisageables :

        • La mise en place d'un système de gestion électronique des documents. Ce système

permet à la fois d'acquérir, de classer, d'archiver et de diffuser tout document, ce qui

permettra à toutes les équipes de trouver et de partager l'information rapidement.

L'information sera sécurisée en fonction des droits d'accès de chacun. Elle permettra

aussi d'éviter les erreurs de saisie, de reclassement lors de manipulations fréquentes.

Elle peut s'intégrer facilement dans notre système informatique, elle ne remettra pas

en cause l'existant. Il y aura une amélioration de la réactivité du centre, les dossiers

étant instantanément disponibles en tous points du réseau.

Il sera également possible d'offrir un accès immédiat, maîtrisé et sécurisé aux

partenaires extérieurs pour les documents qui les concernent.

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