BTS Assistant de gestion de PME-PMI à référentiel commun européen - Session 2012

Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et première situation du CCF)

Nom et prénom du candidat :

N° de matricule :

Intitulé de la situation de communication :

Amélioration et organisation des documents administratifs

Fiche de situation de communication  n°: 1

Date de réalisation :                                         Durée de réalisation :

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :        □Rédaction et diffusion de messages écrits

⌧ Création et modélisation de documents          ⌧ Facilitation des échanges internes

Contexte de la situation

• Cadre général :

Mes principales tâches de la communication écrite ce décompose sous un pôle : Administrative qui se découpe en plusieurs parties.

• Contraintes :

Pour trouver toutes les pièces qu’il me fallait j’ai dû demander à plusieurs personnes de la société de me les fournir en temps impartis.

• Ressource :

La société XXXXX dispose de multiples ressources matérielles pour élaborer des documents.

• Dun poste informatique
• D’une connexion à internet
• Ouverture à une connexion intranet
• Document administratifs

La société XXXX, dispose de plusieurs services ou chaque salarié est spécialisé dans un domaine qui permet une complémentarité.

Objectifs :

• Livret de procédure sur le poste « Recouvrement Locataire Partis »
• Réalisation d’un compte rendu
• Elaboration d’un journal d’entreprise avec table des matières
• Dossiers suspendus
• Insertion automatique des courriers

Outils et fonctionnalités mobilisés  

Outils utilisés :

• Texteur Word (Version 2013)
• Power Point (Version 2013)

Fonctionnalités mises en œuvre :

• Smart Art
• Word Art
• Animations
• Insertion automatique

Productions réalisées

Document 1 : Guide pratique pour l’élaboration de la fiche de poste.

La fiche de poste est un outil de communication décrivant les éléments fondamentaux d’une situation professionnelle. Une fiche de poste n’est ni une fiche d’emploi ni un profil de poste. Elle est l’occasion d’une discussion directe avec le supérieur hiérarchique. Elle est mise en place pour chaque agents reprennent le poste décrit. En effet, ils détiennent l’ensemble des informations permettant d’appréhender le poste. L’un des enjeux est de donner des repères sur la fonction attendue par l’établissement. Elle permet de clarifier les responsabilités sur les missions explicites mais aussi sur le mode d’organisation nécessaire.

Elle est conçue avec le logiciel « WORD » en liaison avec ma supérieur hiérarchique. Elle est rédigée dans le cadre global des missions du bureau et la répartition des activités de chacun. De ce fait, ce n’est pas une pièce confidentielle.

Elle est rédigée de manière rigoureuse. La description du poste doit pouvoir informer de façon complète un lecteur qui ne connaîtrait pas le rôle de l’agent au sein du service.

Elle doit être précise tout en étant concise. Il faut hiérarchiser et sélectionner les données choisi pour avoir l’essentiel.

Elle est périodiquement réactualisée et validée par le chef du service.

La procédure :

Mon supérieur hiérarchique explique les enjeux et méthodologie de la fiche de poste. Dans un premier temps, je prépare individuellement la rédaction de la fiche de poste de mon propre poste. Puis je communique mon projet de fiche de poste lors d’un entretien. Mes réflexions faites, cela débouchera sur un document que mon supérieur hiérarchique par sa signature approuvera.

Document 2 : Rédaction d’un compte rendu de réunion.

Le compte rendu est un document professionnel qui rapporte de manière la plus neutre possible des échanges lors d’une réunion. Il permet de synthétiser la réunion afin de garder une trace de ce qui a été revu et de voir rapidement les points traités pour la planification d’une prochaine réunion. Un compte rendu doit être structuré, doit mentionner les points essentiels qui peuvent faire l’objet de partie.

Il est important de noter rapidement les idées développées (les grands titres) pendant la réunion ainsi que les données.

• Montant des chiffres sortant année N-1
• Encaissements et portefeuilles
• Courriers automatique de régularisation de charges
• Copie de jugements : décisions des tribunaux
• Assignation avec enquête en cours
• Dette restant sur compte
• Demande du PHOCEEN
• Nouvelle gestion du courrier

Pendant la réunion, il faut prendre des notes rapidement. Il est préférable de rédiger le compte rendu rapidement après la réunion, afin que les idées soient encore fraîches et claire. Une fois rédigé sur le logiciel « WORD », le compte rendu doit être soumis aux différents intervenants qui ont participé à la réunion.

Document 3 : Le journal Interne

Le journal d’entreprise participe à l’image de marque de l’entreprise auprès des employés mais aussi des clients, des partenaires, des visiteurs.

Il permet d’avoir un lien qui s’établit par un dialogue formalisé et couché sur du papier. Ce support fait partie de la palette des outils à la disposition de l’entreprise communiqué avec ses employés.

Elle doit permettre de développer un flux d’informations multidirectionnel permanent au sein de l’entreprise. Bien communiquer en inter devient indispensable. Le journal interne s’avère un très bon outil de communication.

Par ailleurs, il arrive parfois que le journal ne sois pas lu par conséquent la communication est donc oubliée.

Tout d’abord je dois définir ma cible : Les salariés de l’entreprise ne constituent pas un public homogène. Il faut donc procéder méthodiquement à une segmentation précise de la cible.

Par la suite, il faut maintenir un découpage tout au long des parutions.

• Edito : Présentation Général de l’entreprise
• Rubrique 1 : Le service Qualité au cœur de la fidélisation client
• Rubrique 2 : Les documents R.H
• Rubrique 3 : Les informations R.H
• Rubrique 4 : Vos avantages

Pour ce qui est de la forme, il faut une présentation rigoureuse, une maquette impeccable le tout imprimé en plusieurs exemplaires. Il doit être mince et pouvoir se conserver facilement. L’aspect visuel demeure essentiel ; une bonne mise en page, avec des ruptures de rythme et des niveaux de lecture multiples (Encadrés, brèves, tableau photo…) s’avère d’autant plus attractive.

Je ne modifie pas la charte graphique car les lecteurs ont besoin de repères. Comme tout journal, une couverture accrocheuse est de rigueur. Le journal peut être distribué au sein de l’entreprise et toujours disposer de quelques exemplaires à l’accueil.

Document 4 : Modélisation des dossiers suspendus

Un dossier suspendu et un dossier facilitant la recherche d’informations afin de répondre rapidement à toute demande de renseignement.

Je suis en charge de monter un dossier d’assignation. Pour cela je dois récapituler toutes les pièces justificatives à mettre dans le dossier suspendu. Par la suite, je dois consulter chaque pochette et vérifier si tous les documents sont là et à la bonne place.

Par ailleurs, je dois lister les événements qui se trouveront dans le dossier.

• Courrier d’assignation de fond pour l’huissier
• Contrat de location
• Mise en demeure avec accusé de réception
• Proposition d’apurement
• Retour accusé de réception
• Lettre de préavis du locataire
• Réponse de PROMOLOGIS au locataire sur le préavis
• Accusé de réception de l’huissier
• Reconnaissance de dette
• Etat des lieux de remise des clés
• Etat des lieux de départ de l’appartement
• Facture des travaux
• Décompte de régularisations des charges
• Relevé de compte

Pour cela j’utilise le logiciel Word, pour crée un document listant toutes les pièces a jointe dans le dossier. Je crée ce document pour faciliter la recherche d’information dans le dossier suspendu. Je dois avoir une bonne organisation de travail pour permettre un gain de productivité. La modélisation de document favorise l’accomplissement des tâches dans le service. Cela réduit les risques d’erreurs et améliore la qualité du travail.

Document 5 : Insertion Automatique des courriers

Les insertions automatiques doivent comporter au moins cinq caractères pour pouvoir être insérées à l’aide de la fonctionnalité de saisie semi-automatique.

Pour créer une insertion automatique pour mon document j’ai dû commencer par :

Saisir l'expression dans le document, par exemple une salutation de fin de lettre puis je la sélectionne. Sur le ruban Insertion, cliquez sur l'icône Quick part et choisir « Insertion automatique » puis Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique :

Dans la boîte de dialogue « Créer » un nouveau bloc de construction, changez éventuellement le nom de cette insertion automatique (par défaut il s'agit des deux premiers mots) et saisir une description : ici, il s'agit d'une Phrase de salutation.

Puis cliquez enfin sur « OK ». Je viens de stocker un « contenu » que j’enregistre pour une utilisation à tout moment. Quand j’aurais besoin d'un élément de la liste d'insertions, il suffira de cliquer sur l'icône Quick part du ruban Insertion, de choisir « Insertion automatique » puis de cliquer sur la phrase dans la liste. Celle-ci sera automatiquement ajoutée dans le document à l'emplacement du curseur.