Le rôle de l’assistant(e) de gestion PME-PMI

Le rôle de l’assistant(e) de gestion PME-PMI est de mettre à la disposition des membres de l’organisation une information adaptée à leurs besoins, fiable, actuelle et disponible immédiatement. Cette information doit souvent pouvoir être partagée par plusieurs personnes.

Les documents contenant les informations doivent donc être classés de façon compréhensible pour les rendre facilement accessibles. Plusieurs types d’opérations contribuent à l’organisation de ces documents, qu’ils soient sous forme papier ou numérisés.

I. L’INDEXATION

Cette opération consiste à attribuer des descripteurs ou mots-clés qui décrivent au mieux les idées contenues dans le document. Ces mots-clés sont répertoriés dans une notice ou dans la base de données qui répertorie les documents et permettent de les retrouver.

II. LA COTATION

La cote sert à identifier le document et à accéder au support. C’est donc l’adresse du document dans le rayon lorsqu’il s’agit de livres. Il est souvent composé d’un indice formé de chiffres associé aux premières lettres du nom de l’auteur. S’il s’agit d’un document électronique ou d’un fichier, le nom du fichier doit être libellé avec soin.

Dans les deux cas, il est conseillé de tenir à jour un répertoire sous la forme d’une base de données (Excel ou Access) qui enregistre la liste des documents et leurs cotes respectives.

III. LE CLASSEMENT

Il s’agit de ranger les documents matérialisés ou non selon un ordre de classement préétabli.

Il existe trois ordres de classement majeurs qui peuvent être combinés.

• Le classement alphabétique consiste à classer les noms des documents (sans les articles) dans l’ordre alphabétique.

Exemple : les dossiers fournisseurs sont classés selon le nom, quand ceux-ci sont peu nombreux.

Mais ce type de classement devient de moins en moins fréquent à cause des homonymies. Il intervient plutôt en sous-ordre de classement.

• Le classement numérique consiste à classer les cotes libellées des documents sous forme numérique.

Exemple : les dossiers clients portent un numéro, quand ceux-ci sont très nombreux.

La tenue d’un répertoire est nécessaire pour retrouver à quel dossier appartient tel numéro

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