Tertiaire : Immobilier

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2016 -

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°: 1

Nom et prénom du candidat : CONSTANT Elvyre

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

 ✓

Observée

Intitulé de la situation : Créer une base de données.

Type de situation : Recueillir les consignes de travail du manager

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : Cabinet Minard

Adresse : 5 rue Newton 75016 PARIS

Activité : Tertiaire : Immobilier

Département ou service : Gestion de biens immobiliers (Syndic de copropriété).

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Le Cabinet Minard, crée en 1946, intervient dans le secteur de l'immobilier. Cette entreprise, qui se veut indépendante avec une équipe de proximité, accompagne ses clients dans la réussite de leurs projets. Le cabinet possède quatre agences, situées en plein cœur de Paris.

Les domaines d'activité du Cabinet Minard sont :

•Administrateur de biens :

          - Syndic de copropriétés

          - Gestion locative

          - Gestion de résidences de services et de tourisme

•Agence Immobilière :

          - Transactions immobilières (vente et achat de biens)

          - Location

J'occupe le poste d'Assistante Manager au sein du département Syndic de copropriétés.

Je collabore principalement avec mon manager, M. EGUILUZ Floréal, gérant du cabinet, et les différents gestionnaires et leurs assistants.

Mon poste d'Assistante Manager est composée de plusieurs tâches :

• Gérer l'archivage du courrier
• Prendre les appels de mon manager et des différents gestionnaires
• Créer et mettre à jour des bases de données
• Gérer des agendas
• Rédiger différents documents et assurer leur diffusion : email, courrier, procès-verbal, ordre de service, demande de devis, demande d'ouverture de comptes, convocation à une Assemblée Générale.
• Rentrer de nouveaux immeubles dans un logiciel de comptabilité.

Mon manager m'a demandé, ici, de créer une base de donnée qui répertorie l'ensemble de nos immeubles en gestion, le portefeuille de chaque gestionnaires et comptables du cabinet et les pertes et gains des trois dernières années. Et par la suite, la diffuser au près du personnel.

Contexte organisationnel :

Pour mener à bien ma mission, j'ai du recueillir soigneusement les consignes de travail et les informations nécessaires pour avoir une base de données complète.

Plusieurs moyens sont à ma disposition :

Matériels :

• Ordinateur sous XP  muni de :

• Accès internet
• Excel
• Gesteam (logiciel spécifique à l'immobilier)
• Dossier bureautique en réseau pour faciliter la diffusion

Humains :

• Manager
• Gestionnaires et leurs assistants

J'ai du faire face à différentes contraintes :

• Obtenir des informations complètes
• Mettre régulièrement à jour la base de données