Système Documentaire

SYSTEME DOCUMENTAIRE QSE

Introduction

L’approche QSE associe Qualité-Santé & Sécurité au Travail-Environnement dans un système de management global qui est le plus souvent appelé Système de Management Intégré (SMI). Le SMI met en relation différentes normes (référentiels) :

ISO 9001 pour la Qualité,

ISO 14001 pour l’Environnement,

OHSAS 18001 pour la Santé et la Sécurité au travail.

Plus récemment le Système de Management Intégré (SMI) s’est élargi aux concepts du Développement Durable (DD) et de la Responsabilité Sociétale (Sociale) des entreprises (RSE – ISO 26000).

1-Système documentaire

1-1 Définition d’un système

Ce terme relatif au management est défini dans la norme ISO 9001-2005 comme un ensemble d’éléments corrélés ou interactifs.

1-2 Système documentaire

De la même façon que la construction d’une maison repose sur des fondations solides et correctement dimensionnées, le système documentaire est la base de tout système de management.

Le système documentaire est l’ensemble des documents et des supports d’information permettant de comprendre le fonctionnement du système et d’en mesurer l’efficacité.

Il est habituel de dire que la Qualité repose sur un principe simple qui a fait ses preuves : « Ecrire ce que l’on fait, faire ce que l’on écrit, prouver qu’on l’a fait ».

1-3 Finalité d’un système documentaire

De notre point de vue, le système documentaire joue un rôle essentiel à tous les niveaux, à savoir :

 La communication : c’est un outil fondamental, aussi bien en interne pour l’ensemble des acteurs de l’organisme, qu’en externe vis-à-vis des parties intéressées (par exemple, les informations relatives à la politique et aux objectifs de l’organisme).

 Le fonctionnement de l’organisme : le système documentaire constitue en quelque sorte « les règles du jeu » de l’organisme, aussi bien en matière de management, des rôles et des responsabilités clairement définis, qu’en méthodes et méthodologie de fonctionnement.

 La capitalisation des expériences, des savoir-faire et des situations : le système documentaire est la mémoire de la compétence de l’organisme et sa mise à jour est continue.



2- Principe de base de l’architecture documentaire

2-1 Commentaire du système documentaire

 Au sommet de la pyramide, que nous appelons niveau 1, il s’agit des documents représentant la vue systémique de l’organisme (organisation générale, cartographie des processus) et déclinant la vision, le sens, la direction de l’organisme, la réponse à la question du « Pourquoi ? » (politique et objectifs) : ces documents sont souvent synthétisés dans un manuel QSE.

 Au deuxième niveau, c’est la réponse à la question du « Quoi ? » et du « Qui fait Quoi et Quand ? » : ce sont les procédures décrivant les activités de chaque processus identifié.

 Au troisième niveau, ce sont les instructions et les modes opératoires décrivant de manière détaillée la façon d’exécuter les tâches de réalisation des activités d’un processus : c’est la réponse à la question du « Comment ? ». Ces consignes se justifient selon la complexité, les enjeux, et l’importance des tâches à réaliser.

 Au quatrième et dernier niveau, ce sont les documents permettant l’enregistrement des faits : ce sont les preuves de l’application d’une procédure ou d’une consigne, ainsi que les informations et les conditions dans lesquelles se sont déroulées les actions réalisées. Ces documents assurent la traçabilité du déroulement des opérations.

Remarque

Le système documentaire concerne les documents internes et externes. Les documents externes doivent être également référencés dans le système. Nous pouvons les retrouver aux niveaux 2 ou 3 selon le cas.

La mise en œuvre d’un système unique de management QSE se traduit par un système documentaire unique avec :

 Une politique unique en matière de QSE,

 La création d’un manuel unique QSE,

 L’élaboration de procédures opérationnelles qui comportent des dispositions relatives aux trois domaines.

Un tel système(SMI) comporte trois avantages :

 Simplification du système du point de vue de son organisation, de son utilisation et de son système documentaire,

 Cohérence de la stratégie d’entreprise en matière de QSE,

 Eviter les redondances et les incohérences au niveau des modes opératoires en améliorant l’efficacité des pratiques à tous les niveaux.

2-2 Manuel QSE

Ecrire son manuel oblige à réfléchir à sa structure donc à l’articulation des éléments du système de management QSE.

Sommaire (possible) de manuel QSE

1- Généralités (domaine d’application)

2- Description de l’entreprise

3- Management QSE

a) Les

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