Consignes De rédaction Du Système Documentaire

OBJET :

Ce mode opératoire a pour objet de définir la partie documentaire. Il définit les modalités de rédaction des procédures, des modes opératoires et des données et enregistrements

DOMAINE D’APPLICATION :

Ensemble du Cecic

VOCABULAIRE :

Pas de vocabulaire particulier

DIFFUSION :

Intranet Cecic

Classeur qualité "Maîtrise documentaire"

DOCUMENTS DE REFERENCE :

PR-01 : Maîtrise des documents

FO-01-002 à FO-01-004 : Modèles de documents

MO-01-001 : Codification des documents

1. Architecture documentaire du système qualité

La documentation qualité est un outil en direction de tous les collaborateurs et doit vivre et évoluer en même temps que le système qualité lui-même.

Une exigence fondamentale de la démarche qualité est que les éléments du système qualité mis en oeuvre soient documentés. L'écrit en effet :

• Oblige à la réflexion

• Permet l'homogénéisation de l'information, la mémorisation et la vérification de l'information

• Devient une référence pouvant être facilement diffusée

• Autorise le classement et l'archivage des informations

La partie documentaire d'un système qualité comporte 4 niveaux.

MAQ, Procédures, Modes opératoires et formulaires représentent les règles de fonctionnement du système qualité, le savoir-faire du laboratoire

Les données et les enregistrements représentent la production du laboratoire

2. Le MAQ : Manuel Qualité

Le Manuel qualité précise les éléments du système de management qualité. Il sert d'outil de communication interne. Sa rédaction permet de :

• Définir l'organisation, les moyens et méthodes utilisées

• Lever les ambiguïtés

• Apporter la connaissance suffisante du système qualité

• Donner la confiance dans la conformité au référentiel qualité

3. Les procédures

Les procédures sont rédigées dans le modèle de procédure (FO-01-001)

Rédiger les procédures implique un raisonnement en terme de processus d'entreprise. W. Edwards Deming dans son ouvrage "Qualité" conseille aux entreprises d'utiliser "les procédures et les documents comme outils libérateurs qui relèguent les problèmes déjà résolus au stade de routine et permettent aux facultés créatrices d'être disponibles pour les problèmes non encore résolus."

Elles ne doivent pas être pensées et rédigées par la seule fonction qualité. Consacrées à tout le laboratoire, elles en reflètent le savoir faire. Les procédures doivent être courtes et compréhensibles.

Il importe que les procédures évoluent lorsque nécessaire. Seul l'exemplaire à jour doit être disponible sur l'intranet du CECIC : le bon document au bon endroit.

3.1. Modèle type d'une procédure

Une procédure comprend les paragraphes suivants :

Objet : but de la procédure : on peut également justifier cette procédure

Domaine d'application : où, quand, sur qui l'objet de la procédure s'applique

Vocabulaire : les termes spécifiques utilisés dans la procédure sont explicités afin de faciliter compréhension et communauté de langage

Diffusion : Intranet qualité et Classeur qualité

Documents de référence : liste des documents rattachés à la procédure

Contenu : qui fait quoi comment

3.2. Rédaction du contenu

...