Synthèse access

Synthèse Access-2

1. Gérer les données à l’aide de requêtes

A1. Prise en main des requêtes

Une requête est une question qu’on pose sur nos données (exemple : Quel est le nombre de commandes passées par TailSpin Toys le mois dernier ?).

Pour créer une requête il faut sélectionner Créer > Création de requête ou Assistant requête. Plusieurs types de requêtes sont disponibles :

Sélection (requête la plus courante, elle permet d’extraire une réponse des données), création de table (permet de sélectionner les enregistrement d’une table existante et les enregistrer dans une nouvelle table), ajout (ajoutent des données aux tables existantes), mise à jour (modifient les données existantes) et enfin suppression (supprime des données)

On peut utiliser une requête analyse croisée pour afficher des données de synthèse (moyenne, somme, etc…). Une requête Union servira à combiner plusieurs requêtes en un seul résultat, une requête directe permet quant à elle de se connecter à une base de données volumineuse. Enfin, on peut utiliser une requête définition des données pour créer ou modifier des tables et index.

A2. Créer des requêtes de base

Pour commencer, sélectionner Créer > Création de requête, commencez par ajouter la table ou la requête qui contient les données que vous voulez consulter grâce au concepteur de requêtes ou alors manuellement en glissant les tables dans la requête.

Il suffit ensuite de double-cliquer sur les champs qui nous intéressent pour les ajouter à un champ.

Vous pouvez utiliser les outils de filtrage pour affiner les résultats ou alors ajouter des critères à la requête (2 REGLES : Ayez une bonne connaissance de vos données (type de données) ; Vos critères doivent correspondre au type de données du champ que vous filtrez).

Pour insérer des dates en critères, il faut les entourés du signe # pour qu’Access les identifient comme date et non comme texte.

Grâce à renvoyer (onglet Créer) on peut afficher seulement un nombre de valeur souhaité (par exemple, afficher les 25 plus petites valeurs ou les 25 plus grandes 🡪 Croissant ou Décroissant dans Tri).

En sélectionnant Totaux, Access ajoute une ligne Total dans la grille de requête. Celle-ci va permettre de dire si on souhaite afficher par exemple une somme pour un certain champ.

A3. Créer des requêtes avec plusieurs sources de données

Pour créer des requêtes avec plusieurs sources de données il faut d’abord ouvrir le Concepteur de requêtes, sélectionner les tables ou requêtes, puis ajouter les champs.

Pour pouvoir faire ceci, nous avons besoin de créer des jointures (c’est simplement un type de relation entre les sources de données dans une requête) afin de faire correspondre les tables entre-elles de plusieurs manières :        

- le type de jointure le plus courant renvoie uniquement les données à partir d’un seul champ lorsqu’il trouve une valeur correspondante dans l’autre champ.

- un autre type de jointure renvoie toutes les données d’un champ mais uniquement les données correspondantes de l’autre champ.

-on peut aussi utiliser des jointures croisées et des jointures inégales (pas utilisées très souvent)

Si on veut utiliser des champs venant des 2 tables, il est nécessaire d’avoir une jointure entre ces deux dernières.

Une jointure peut être supprimé sans pour autant endommager la base de données.

A4. Créer des requêtes avec des jointures externes

Les jointures externes ont deux cotés (droit et gauche), elles renvoient toutes les données d’une table (table de base) et uniquement les données correspondantes de l’autre table (table secondaire).

Elles permettent par exemple de savoir quand une chose ne s’est pas produit.

C’est la direction de la jointure qui définit quelle est la table de base et la table secondaire (jointure droite 🡪 table de droite est la table de base, et inversement). Pour vérifier si on utilise une jointure droite ou gauche, il suffit d’utilisé la boite de dialogue propriété de la jointure (en faisant un clic droit sur celle-ci)

A5. Interroger des sources de données non liées

Parfois on veut mettre interroger deux tables qui ne sont pas liées par une relation. Pour pouvoir effectuer ceci il faut utiliser une table intermédiaire : c’est une table qui va partager des jointures avec les deux tables qu’ont souhaitent liées

1. Créer des formulaires

B1. Créer des formulaires de navigation

Un formulaire de navigation peut servir de base pour basculer facilement entre les formulaires et états fréquemment utilisés.

Pour ajouter un formulaire de navigation il faut tout d’abord ouvrir la base de données à laquelle on veut en ajouter un, sélectionner ensuite l’onglet créer > navigation > puis style de formulaire voulu.

Il suffit ensuite de faire glisser sur la page le(s) formulaire(s) ou l(es)’état(s) du volet de navigation vers le bouton Ajouter nouveau. Il ne faut pas oublier d’enregistrer le formulaire, Access l’ajoute sous la forme d’un nouvel objet à vos autres formulaires.

Grâce aux nombreuses fonctionnalités d’Access, il vous est possible de modifier l’esthétique du formulaire comme bon vous semble.

1. Créer des états

C1. Créer des états de base

Pour créer un état de base de données il faut sélectionner la source des enregistrements correspondant à la source d’enregistrement (elle doit contenir toutes les lignes et colonnes de données à afficher dans l’état).

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