Rapport sur la réunion dans la salle de conférence du groupe SPOSA

La réunion s'est déroulée dans la salle de conférence de THE SPOSA GROUP. Nous étions 11, moi, Un des directeurs, Stéphane et l’assistante polyvalente et 8 clients (5 entreprises et 3 clients particuliers fidèles).

La salle était équipée de rétroprojecteurs de Paper-board et il y’avait une table en disposition « U » afin que tous les intervenants aient une vue d’ensemble sur les autres participants afin que les regards se croises lors des prises de paroles. Il y avait des partenaires français mais aussi anglais. J’ai dû donc montrer toutes mes capacités linguistiques et répondre à l’enjeu de notoriété de l’entreprise.

Mon objectif était de présenter tous les produits tendances, phares et en promotions.

Le but étant que chacun des intervenants puissent s’exprimer sur les produits en leur laissant une liberté de parole limitée.

Mes collègues, présents lors de cette réunion, me connaissent depuis longtemps, nous plaisantons souvent ensemble et de ce fait il n'y a pas de relation de supériorité entre nous. Cela est un avantage pour discuter puisque la relation est franche, mais cela implique d'être très prudente lorsque je dois diriger ce genre de réunion, car je dois montrer une certaine forme d'autorité pour que celle-ci se passe au mieux, sans leur donner l'impression d'être différente ou de me sentir supérieure, car j'ai conscience que cela romprait le dialogue et aboutirait à un certain conflit lattant.

Ceci aurait pour conséquence un manque de volontariat pour les réunions suivantes.

De ce fait, lors de cette réunion, j’ai tenté de trouver un juste milieu entre ces deux comportements, en me montrant telle que je suis habituellement tout en leur faisant comprendre que, pour que cette réunion se passe au mieux et ne se prolonge pas, il faut travailler sérieusement.

Les intervenants étaient très impliqués voire trop et voulait en savoir toujours plus, assez timide les particuliers aux étaient plus en retraits, j’ai dû donc agir en conséquence et usée d’une stratégie de communication basé sur l’assertivité et la diplomatie

De plus, certains caractères forts n’hésitent pas à parler plus haut que les autres pour exprimer leurs idées, objections ou souhaits il m’a donc fallu régulièrement les interrompre en leur demandant d’attendre le moment des débats et de laisser s’exprimer aussi les autres, sans, encore une fois, être trop directive.

Enfin, il m’a fallu faire preuve de réactivité et d’adaptation et surtout d’assertivité puisque je devais faire passer certaines consignes de temps de paroles tout en étant diplomate et courtoise. J’ai donc choisi d’impliquer mes collègues, pour alimenter les échanges.

La réunion fini je me suis retirer pour laisser la place au directeur, Stéphane afin qu’il négocie les termes des contrats (prix, durée) avec les clients qui viennent d’être informés en amont.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Il semble que ma méthode de communication basée sur une stratégie de coopération soit bien passée puisque la réunion s'est bien déroulée, jusqu'à

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