Rapport Locatout

M. FABRE

Assistante de Direction Directeur

LOCATOUT LOCATOUT

RAPPORT N°239

Objet : Procédure de commande de fournitures de bureau

PJ : Liste des tâches de mise en œuvre du projet Support prise de commandes

Bonjour,

Suite aux mécontentements exprimés par les différentes agences concernant l’approvisionnement des fournitures de bureau, je vous propose la mise en place d’une nouvelle procédure de commande.

Celle-ci, en plus d’éviter les ruptures de stock qui freinent la productivité de nos employés, permettrait un gain de temps considérable dans la prise des commandes puisque le support sera disponible sur l’Intranet et conçu pour être plus clair et précis afin de le remplir et de traiter les demandes de manière plus rapide.

De même, la mise en place de cette nouvelle procédure conforterait les employés.

En effet, ceux-ci seront certainement agréablement surpris d’apprendre que leurs plaintes à ce sujet ont étés entendues et que l’entreprise fait de son mieux pour régler le problème afin de leur fournir de meilleures conditions de travail.

Le sentiment de compréhension se fera alors ressentir et améliorera surement leur productivité.

Projet d’organisation :

Après examen de l’état des commandes de fournitures, j’ai pu constater que les agences en consommant le plus sont celles d’Epinal et de Mirecourt du fait de leur clientèle plus importante.

C’est pour cela que j’ai pensé leur accorder la possibilité de faire leurs commandes deux fois par mois, une le 1er et une autre le 15 de chaque mois.

Concernant celles de Remiremont et de Contrexeville qui sont les deuxième plus grandes consommatrices parmi nos agences, ainsi que celle de St-Dié, celles-ci devront nous faire parvenir leur bon de commande pour le 15 du mois en cours.

La mise en place de cette procédure nécessitera cependant quelques efforts de la part de chaque agence.

En effet chacune d’entre elle devra faire un suivi quotidien de leur consommation de fournitures afin d’anticiper au plus vite une éventuelle rupture de stock et si nécessaire faire une «commande d’urgence » pour ne pas freiner la productivité.

De même, pour nous assurer une livraison plus rapide, les bons de commandes devront m’être remis par mail en fin de matinée afin que je puisse procéder à la commande dès le début de l’après-midi.

Concernant le fournisseur, le nombre de commande étant plus élevé mais réduite en quantité, il serait nécessaire de discuter avec celui-ci concernant ses tarifs ou bien s’il n’est pas arrangeant, de faire un appel d’offres afin de trouver un fournisseur susceptible de nous

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