Rapport Diagnostique Et Solution

Paris, le vendredi 8 mai 2015

De :

A : Bernard JAUR

GESTION DU POSTE CLIENTS : DIAGNOSTIC OPERATIONNEL ET PROPOSITIONS

Lors de la dernière réunion hebdomadaire, M. PICHON (Directeur du service comptable) a évoqué des problèmes de retard de paiement en nombre croissant ces derniers mois ainsi que d’allongement des délais de paiement, ce qui peut induire des problèmes de trésorerie.

Suite à une analyse du processus actuel de gestion du poste clients (de la prise de commande au recouvrement de la facture), plusieurs dysfonctionnements ont été identifiés :

- absence de planning de relance des factures impayées

- absence de relance automatique auprès des clients

- manque d’information des commerciaux sur le suivi du paiement des factures de leurs clients

- maintien des livraisons pour des clients en retard de paiement

- délais de paiement trop longs au regard des nouvelles directives européennes

Vous trouverez ci-dessous des propositions pour remédier à ces dysfonctionnements :

Optimisation du processus du recouvrement :

- Mettre à jour les nouvelles conditions générales de vente (en particulier par rapport à la réglementation européenne). Mentionner les modalités, conditions, délais de règlement, pénalités de retard et délais de réclamation. Les conditions générales de ventes seront imprimées au dos des documents de vente.

- Information des commerciaux par fichier sécurisé sur leurs clients en retard de paiement

Actions de relance à partir de la date d’échéance :

- J+3 : relance des commerciaux auprès de leurs clients

- J+7 : lettre de relance n° 1

- J+15 : lettre de relance n° 2

- J+20 : lettre de mise en demeure (recommandé avec accusé de réception)

- J+ 25 : mise au contentieux

Implication des commerciaux :

- Bloquer toute nouvelle livraison pour les clients en retard de paiement

- Rappeler au commerciaux la réglementation européenne

- Fournir quotidiennement aux commerciaux un fichier sécurisé de leurs clients dont les factures sont en retard de paiement (fichier informatique émis par le service comptable et transmis sur les messageries électroniques des commerciaux, avec accès par mot de passe individualisé)

- Prime aux commerciaux si les objectifs de recouvrement (à déterminer) sont atteints

La présentation de ces différents éléments pourra faire l’objet d’une réunion d’information auprès de tous les commerciaux afin de les impliquer collectivement

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